L’application Événements ESS App d’Interact HRMS est une solution libre-service robuste qui permet aux unités organisationnelles de créer, planifier et suivre les événements dans l’ensemble de l’entreprise. Grâce à une interface intuitive, les utilisateurs peuvent créer des événements, inviter des participants, et partager des informations clés telles que l’objet de l’événement, la date, l’heure, le lieu et d’autres détails utiles. Les invitations peuvent être envoyées aux employés selon leur unité organisationnelle ou groupe d’employés, avec des notifications transmises par email et via le portail ESS. Le module permet aux participants de confirmer leur présence (RSVP), de laisser des commentaires et de partager leurs impressions, en faisant un outil puissant pour la coordination efficace des événements.
Idéal pour les organisations qui organisent des formations, réunions d’entreprise, célébrations ou autres rassemblements, ce module centralise la planification des événements, offre un système de réponse simple (RSVP), et soutient une communication transparente. En facilitant l’accès aux détails des événements et aux options de confirmation, la gestion des événements renforce l’engagement, favorise la cohésion d’équipe, et garantit une organisation fluide.
Création d’événements avec objectif, horaires et lieu
Le module permet de créer des événements en précisant l’objectif, la date, l’heure et le lieu, garantissant aux participants une information complète et claire.
Par exemple, pour un atelier de formation, l’organisateur peut spécifier que l’objectif est le développement des compétences, définir les horaires, l’agenda, et le lieu de la session.
Invitation par unité organisationnelle ou groupe d’employés
Les organisateurs peuvent inviter des participants en fonction de leur unité ou groupe, simplifiant la gestion des invitations et ciblant les bonnes personnes.
Par exemple, un événement d’intégration peut être destiné uniquement aux « Nouveaux Employés », évitant ainsi les invitations inutiles.
Notifications par email et portail ESS
Une fois les participants sélectionnés, le module envoie des notifications par email et affiche les détails de l’événement sur le portail ESS de chaque invité.
Par exemple, une réunion générale sera annoncée par email et visible sur l’espace personnel des employés.
Gestion des réponses RSVP (Acceptation ou Refus)
Les employés peuvent accepter ou refuser l’invitation directement depuis leur portail ESS, permettant aux organisateurs d’ajuster la logistique en fonction du nombre de réponses.
Par exemple, pour une activité de team building, les organisateurs peuvent suivre les confirmations et adapter les ressources en conséquence.
Suivi de la participation et collecte de commentaires
Le module permet de suivre les participants confirmés et de recueillir des commentaires avant ou après l’événement.
Par exemple, un participant peut demander du matériel complémentaire pour une formation, permettant une meilleure préparation.
Liste d’événements en ligne pour un accès transparent
Tous les événements à venir sont listés en ligne, permettant aux employés de consulter les opportunités disponibles et leur éligibilité à y participer.
Par exemple, un employé intéressé par le développement professionnel peut repérer les prochains ateliers de formation.
Informations sur le sponsor et l’unité organisatrice
Le module permet d’afficher les sponsors et unités organisatrices afin que les participants comprennent le contexte de l’événement.
Par exemple, un séminaire bien-être sponsorisé par un partenaire externe peut inclure ces détails pour plus de transparence.
Partage d’instructions spécifiques pour chaque événement
Les organisateurs peuvent ajouter des consignes particulières comme une tenue spécifique ou des éléments à apporter.
Par exemple, pour une activité en plein air, il est possible de recommander une tenue confortable.
Fonctionnalités générales de l’application ESS Événements
- Détails complets des événements : Objectif, date, heure, lieu, informations supplémentaires.
- Invitations ciblées : Par unité organisationnelle ou groupe d’employés.
- Notifications email et ESS : Informations accessibles et partagées efficacement.
- Réponses RSVP : Acceptation ou refus des invitations pour ajuster la logistique.
- Suivi de la participation : Visualisation en temps réel des participants confirmés.
- Collecte de commentaires : Retour des participants pour améliorer les événements futurs.
- Liste d’événements en ligne : Accès transparent à tous les événements ouverts.
- Contexte sponsor/unité organisatrice : Informations contextuelles sur l’événement.
- Partage d’instructions spécifiques : Informations pratiques pour une meilleure préparation.
Résumé : Application ESS Événements – Interact HRMS
Le module Événements d’Interact HRMS offre une plateforme centralisée pour planifier, suivre et gérer efficacement les événements de l’entreprise. Principaux avantages :
- Création d’événements détaillée : Objectif, date, lieu, et informations complémentaires.
- Invitations ciblées : Envoi automatisé selon l’unité ou le groupe d’employés.
- Notifications ESS et email : Diffusion efficace et accessible des informations.
- Suivi des réponses RSVP : Gestion optimisée des présences attendues.
- Suivi en temps réel : Visualisation des confirmations de participation.
- Recueil de commentaires : Pour adapter les événements aux attentes des participants.
- Liste des événements en ligne : Transparence et engagement accrus.
- Informations sur les sponsors et organisateurs : Contexte clair pour les participants.
- Consignes spécifiques : Informations pratiques pour améliorer l’expérience événementielle.
En combinant ces fonctionnalités, le module Événements renforce la capacité de l’organisation à coordonner ses activités internes, à favoriser la participation des employés et à créer une culture d’entreprise dynamique et connectée. Grâce à une communication centralisée, des réponses rapides et une planification structurée, les employés peuvent s’impliquer dans les événements qui correspondent à leurs objectifs personnels et professionnels.