Le module de gestion de l’interface de publication GL dans Interact SSAS fournit un cadre structuré pour l’intégration des écritures de journal du grand livre (GL) avec des systèmes financiers externes. Il garantit que toutes les transactions financières, y compris les paiements de contributions, les pénalités et les décaissements de prestations, sont enregistrées avec précision conformément au plan comptable et aux politiques fiscales de l’Administration de la Sécurité Sociale. Ce module permet des écritures GL de test automatisées pour examen, des écritures GL finales et un transfert de données fluide vers des systèmes de grand livre (GL) externes via exportation/importation ou via un service web API SSAXML.

Caractéristiques et processus

Configuration et paramétrage GL

• Prend en charge l’intégration avec la plupart des systèmes GL commerciaux directement, en sélectionnant le format de fichier correct pour l’exportation.
• Les paramètres d’interface GL configurables garantissent un mappage correct du plan comptable.
• Définit les années fiscales et les périodes pour correspondre au calendrier financier de l’Administration de la Sécurité Sociale.
• Structure de plan comptable configurable, incluant la segmentation et la numérotation des comptes.

Mappage des comptes GL

• Les dépôts et paiements de contributions sont liés à des comptes GL spécifiques, y compris les comptes d’actifs, de passifs et de revenus pour les dépôts et pour les paiements, basés sur des politiques de contribution prédéfinies.
• Les collectes de pénalités pour les dépôts ou paiements tardifs sont affectées à des comptes GL séparés pour le suivi financier, y compris les comptes de revenus et de créances pour les dépôts et pour les paiements, basés sur des politiques de contribution prédéfinies.
• Les paiements de droits aux prestations sont associés à des comptes de dépenses, de passifs et d’actifs désignés, garantissant le respect des politiques comptables.

Publication GL des paiements de contributions

• Une fois un paiement de contribution reçu, l’utilisateur peut traiter toutes les étapes de traitement des paiements en mode Test pour visualiser les résultats avant de passer au mode de publication finale. Les étapes de test incluent le fichier GL de test qui contient toutes les écritures GL de test pour examen.
• Les utilisateurs peuvent vérifier toutes les écritures de journal GL avant de s’engager dans la publication finale.
• Toute incohérence trouvée lors de l’étape de test peut être corrigée avant de procéder à la publication finale.

Publication GL pour les pénalités

• Le système génère des écritures de journal de test pour les pénalités appliquées aux employeurs ou autres entités.
• Une fois examinées, ces transactions sont finalisées et ensuite publiées dans les comptes GL liés aux pénalités.

Publication GL des paiements de prestations

• Lorsque les prestations sont payées, le système génère des écritures GL de test pour examen avant de traiter les transactions finales.
• Les utilisateurs peuvent inclure ou exclure des paiements de prestations spécifiques du cycle de paiement actuel.
• Le système prend en charge la génération automatisée de fichiers GL pour correspondre aux formats de fichiers des systèmes GL externes.

Traitement GL de test

• Génère des écritures de journal préliminaires pour permettre aux administrateurs financiers de vérifier les transactions.
• Fournit une ventilation détaillée des débits, crédits et soldes avant de valider les transactions.
• Les utilisateurs peuvent relancer les publications de test si des ajustements sont nécessaires avant de finaliser.

Traitement GL final

• Une fois vérifiées, les transactions GL finales sont traitées, verrouillant les enregistrements pour éviter toute modification ultérieure.
• Le système garantit que toutes les écritures GL sont correctement publiées, éliminant les erreurs manuelles.
• Génère des fichiers GL finalisés qui peuvent être exportés ou intégrés à des systèmes financiers externes.

Intégration avec d’autres modules

• Entièrement intégré avec le dépôt et le paiement des contributions pour un enregistrement fluide des revenus de contributions.
• Lié au traitement des demandes et des paiements de prestations pour capturer les décaissements de prestations.
• Connecté à la gestion des pénalités pour un comptage et un suivi financier appropriés des pénalités.
• Prend en charge l’exportation GL dans des formats personnalisables, garantissant la compatibilité avec les logiciels comptables tiers.

Le module de gestion de l’interface de publication GL dans Interact SSAS garantit des transactions financières précises, automatisées et transparentes. En intégrant les paiements de contributions, les collectes de pénalités et les paiements de prestations dans un cadre GL structuré, il simplifie le processus de réconciliation financière et de reporting de conformité. Ce système fournit des publications de test et finales, des mappages GL personnalisés et des transferts de données fluides, en faisant un outil fiable pour les administrations de la sécurité sociale.

Interface de publication GL – Détails et captures d’écran
Interact SSAS fournit une interface GL complète qui fournit les écritures de journal exactes conformément à la structure et à la configuration du plan comptable propre à l’Administration de la Sécurité Sociale.
En utilisant la fonctionnalité de l’interface GL d’Interact SSAS, les écritures de journal du grand livre résultant de la réception des contributions et du paiement des demandes de prestations par l’Administration de la Sécurité Sociale peuvent être rapidement publiées dans un grand livre externe.
Pour que le système produise les écritures de journal GL exactes requises, l’utilisateur devra d’abord configurer les paramètres de l’interface GL dans la configuration d’Interact SSAS.
Les comptes GL d’Interact SSAS sont définis dans la configuration financière et devront être liés aux politiques de contribution de la sécurité sociale appropriées et aux bonnes politiques de droits aux prestations afin que les comptes corrects soient utilisés en fonction du type de contribution ou de paiement de prestation traité.
Interact SSAS produira des écritures de journal GL pour tous les paiements de contributions traités dans le système et pour tous les paiements de prestations payés par l’Administration de la Sécurité Sociale. Dans chaque cas, il produira d’abord un fichier GL de test pour examen et approbation, avant de produire les écritures de journal GL finales.
Après réception des paiements pour les contributions à la sécurité sociale, le traitement des paiements inclut une étape pour la publication GL de test, pendant laquelle l’application générera les écritures de journal résultant des paiements de contributions reçus. L’utilisateur pourra examiner et vérifier l’exactitude de ces écritures de journal GL à l’étape de test. Le système fournira ensuite un fichier GL basé sur la configuration et les comptes GL fournis et le modèle GL requis par l’Administration de la Sécurité Sociale.
Prochainement, le système pourra être intégré à tout système financier via un modèle prédéfini reçu du client et fournir le fichier GL basé sur ce modèle.
Configuration GL
Plusieurs éléments doivent être configurés dans le système au préalable pour utiliser correctement l’interface GL.

• Choix de l’interface du système GL

Figure 1 : Sélection de l’interface GL dans la configuration générale

Puisque Interact SSAS peut prendre en charge la plupart des formats de fichiers GL des systèmes commerciaux directement, l’utilisateur sélectionnera d’abord son choix de grand livre afin que le format de fichier correct soit utilisé lors de la génération du fichier GL final.

• Définition des années fiscales et des périodes fiscales

Figure 2 : Définition des années fiscales utilisées à l’Administration de la Sécurité Sociale

Figure 3 : Définition des périodes fiscales

• Structure du plan comptable GL

Figure 4 : Définition de la structure du plan comptable

La structure du plan comptable à utiliser est entièrement configurable, permettant de choisir n’importe quel nombre de segments, l’objectif de chaque segment, la séquence, le code de segment et le séparateur de segment.

• Définition des comptes GL

Figure 5 : Définition des comptes GL

Tout compte GL peut être défini pour être utilisé pour les écritures GL. Les comptes GL peuvent être des comptes d’actifs, de passifs, de dépenses, de revenus, de contrôle, de bénéfices non distribués et de capitalisation.

• Contribution à la sécurité sociale – Lien avec les comptes GL

Figure 6 : Lier les comptes GL avec les contributions à la sécurité sociale

Pour qu’Interact SSAS utilise les comptes GL corrects pour différentes contributions à la sécurité sociale, le système permet de lier les comptes d’actifs, de passifs et de revenus corrects à la contribution à la sécurité sociale définie. Il n’y a pas de limite au nombre de contributions à la sécurité sociale différentes que vous pouvez définir dans le système (bien que généralement seul un petit nombre soit utilisé) et chacune peut être liée à différents comptes GL.

• Politique de pénalités – Lien avec les comptes GL

Figure 7 : Pénalités – Lien avec les comptes GL

Tout comme pour les paiements de contributions entrants reçus par l’Administration de la Sécurité Sociale, toutes les pénalités payées par les employeurs pour dépôt tardif ou paiement tardif devront également être comptabilisées séparément et peuvent être enregistrées avec différents comptes GL. Pour pouvoir différencier (et avoir un reporting financier clair basé sur cela ultérieurement), l’utilisateur devra associer les comptes GL corrects à chaque type de pénalité défini dans le système.

• Droits aux prestations – Comptes GL

Figure 8 : Politique de droits aux prestations – Lien avec les comptes GL

Pour que les paiements sortants pour les demandes de prestations soient correctement comptabilisés, les politiques de droits aux prestations associées à chaque droit aux prestations doivent également être liées aux comptes GL appropriés.
Une fois la configuration ci-dessus terminée, le système utilisera les comptes GL corrects pour toutes les transactions financières dans Interact SSAS selon le processus de publication GL suivant.

• Publication GL de test
  

Figure 9 : Publication de test des paiements de contributions

Une fois les paiements de contributions reçus et en cours de traitement, l’application permettra à l’utilisateur de générer les écritures GL de test pour examen.

• Paiements de contributions (et pénalités) – Écritures de journal GL de test

Figure 10 : Écritures de journal GL à l’étape de test

Le fichier GL de test montre tous les détails des écritures de journal GL liées au paiement des contributions (et des pénalités) afin qu’elles soient correctement comptabilisées. Si, après examen, des incohérences sont trouvées, dues soit à des données incorrectes soumises, soit à une erreur ou une omission dans la configuration GL initiale, l’utilisateur peut résoudre la cause de l’incohérence et régénérer le GL de test jusqu’à ce que toutes les écritures de journal soient vérifiées comme correctes.

• Paiement de contribution à la sécurité sociale – Publication GL finale

Figure 11 : Publication finale des écritures GL

Cette étape générera les écritures GL finales qui pourront ensuite être publiées.

• Paiement de contribution à la sécurité sociale – GL final
  

Figure 12 : Publication GL finale

Cette étape publiera les écritures de journal GL comme définitives, aucun changement supplémentaire n’est autorisé à ce stade, sauf par des processus d’ajustement standard.

• Paiements de prestations de sécurité sociale – GL de test
  

Figure 13 : Paiements de prestations de sécurité sociale – GL de test

Pour produire les écritures de journal GL de test, l’utilisateur peut sélectionner les paiements de prestations qu’il prévoit de traiter dans le cycle de paiement actuel et décocher ceux qui doivent être exclus. Une fois le bouton « Générer » cliqué, l’application commencera à générer les écritures de journal correctes associées à ces prestations.

• Transactions de paiement de prestations de sécurité sociale – GL/JV de test

Figure 14 : Transactions GL/JV de paiement de sécurité sociale de test

Le formulaire ci-dessus affiche les écritures de journal GL réelles dans le premier onglet. Dans le second onglet, l’utilisateur peut générer le fichier GL.

• Transactions GL/JV de paiement de prestations de sécurité sociale de test – Générer le fichier

Figure 15 : Transactions GL de paiement de prestations de test – Générer le fichier

Une fois que l’utilisateur appuie sur le bouton Générer, le système traitera et affichera ensuite les transactions GL de test pour un examen supplémentaire et permettra à l’utilisateur de générer un fichier GL qui pourra être examiné tel qu’il sera utilisé ultérieurement pour publier ou importer le fichier GL vers un GL tiers externe.

• Paiement de prestations de sécurité sociale – GL final
  

Figure 16 : Paiement de prestations de sécurité sociale – Transactions GL finales

Pour effectuer le traitement final des transactions GL, l’utilisateur choisira de sélectionner tous ou certains paiements de prestations prévus pour la libération finale dans le cycle de paiement actuel. En cliquant sur « Générer », le système générera et listera les écritures de journal GL résultantes.

• Transactions GL/JV de paiement de prestations de sécurité sociale finales

Figure 17 : Transactions GL finales de paiements de prestations de sécurité sociale

Après avoir visualisé les transactions GL finales résultantes, l’utilisateur passe à l’onglet suivant pour générer le fichier GL final correct pour l’interface GL.

• Transactions GL/JV de paiement de prestations de sécurité sociale finales

Figure 18 : Transactions GL finales de paiement de prestations de sécurité sociale

Une fois les transactions GL de test et le fichier GL de test examinés et jugés exacts, l’utilisateur peut finaliser le processus des transactions GL (après avoir d’abord traité les paiements de prestations finales, le registre des chèques final et le fichier ACH final) en générant les transactions GL finales et le fichier GL final.