Le module de gestion de l’organisation d’Interact HRMS offre un cadre robuste pour définir et gérer la structure d’une organisation. Ce module permet aux utilisateurs de créer une représentation détaillée et personnalisée de leur hiérarchie organisationnelle, essentielle pour un reporting efficace, la distribution de la paie, les validations de workflow et la gestion de la performance. Conçu pour prendre en charge un nombre illimité d’employeurs et d’unités organisationnelles, le module s’adapte aux entreprises multi-entités complexes ainsi qu’aux organisations individuelles aux structures internes variées. En organisant le personnel dans une hiérarchie logique et bien définie, les organisations bénéficient d’un meilleur contrôle de leurs opérations, ce qui permet une prise de décision améliorée et des processus rationalisés.​

Ce module va au-delà des bases de la structure organisationnelle en permettant aux utilisateurs de définir diverses classifications, relations hiérarchiques et objectifs à chaque niveau. Le système prend en charge un nombre illimité de lignes hiérarchiques et de niveaux, garantissant que chaque organisation peut modéliser avec précision sa structure unique. Que l’organisation soit structurée par divisions, départements, agences ou projets, ce module offre la flexibilité nécessaire pour capturer et visualiser chaque détail. Un organigramme est généré à partir des données saisies, offrant aux parties prenantes une vue claire des relations hiérarchiques et de la structure globale. De plus, le module prend en charge les lignes hiérarchiques multidimensionnelles, permettant aux utilisateurs de configurer des relations hiérarchiques administratives, fonctionnelles et techniques selon les besoins.​

Définition flexible de la structure organisationnelle

Le module permet de définir la structure de l’organisation de manière multiple et personnalisée. Chaque unité organisationnelle peut être classée selon divers types : entreprise, agence, division, département, section, projet ou toute classification personnalisée correspondant aux besoins de l’organisation. Cette flexibilité permet de créer un modèle hiérarchique qui reflète fidèlement la structure opérationnelle et managériale.​

Au sein de chaque unité, les utilisateurs peuvent affiner la classification par groupes, types d’unités de travail et autres catégories personnalisées. Cette granularité garantit que chaque unité, des divisions de haut niveau aux projets individuels, est représentée dans le système. En offrant un nombre illimité d’unités et de classifications, le module s’adapte aussi bien aux petites organisations à hiérarchie simple qu’aux grandes entreprises complexes à multiples niveaux de gestion.​

Support multi-employeurs et multi-bases de données

Interact HRMS est conçu pour prendre en charge plusieurs employeurs au sein d’une même base de données ou sur des bases de données séparées pour chaque employeur. Cette fonctionnalité est particulièrement utile pour les groupes d’entreprises ou les organisations ayant des filiales dans différentes régions. Chaque employeur peut définir sa propre structure dans le même système, simplifiant le reporting inter-organisationnel et la gestion partagée.​

La possibilité de définir plusieurs employeurs permet également la mutualisation des services, facilitant la gestion des RH, des finances et de l’administration dans un seul système. Le module prend en charge aussi bien les structures de gestion centralisées que décentralisées, offrant la flexibilité nécessaire pour gérer le personnel comme une entité unifiée ou comme des entités indépendantes.​

Visualisation complète de l’organigramme

Une fois la structure définie, le module génère un organigramme représentant visuellement la hiérarchie et les relations hiérarchiques. Cet organigramme est automatiquement mis à jour selon les données saisies. Il permet aux parties prenantes de comprendre clairement les lignes hiérarchiques et la structure globale.​

Au-delà d’un simple outil visuel, l’organigramme est à la base de nombreux processus RH. Il permet de garantir que les workflows et les validations suivent les bonnes voies, selon la hiérarchie définie. Il est également utilisé dans la gestion de la performance, où la structure hiérarchique joue un rôle clé dans la fixation des objectifs, le suivi des indicateurs (KPI) et la responsabilisation.​

Relations hiérarchiques et niveaux illimités

Le module prend en charge un nombre illimité de relations hiérarchiques et de niveaux, permettant de modéliser des structures complexes et matricielles. Chaque unité peut avoir plusieurs lignes hiérarchiques : administrative, fonctionnelle, technique, ou toute autre relation personnalisée. Ceci est essentiel dans les structures matricielles où un employé peut relever de plusieurs responsables selon sa fonction ou son projet.​

Chaque relation peut inclure une date de début et de fin, ainsi qu’un responsable défini avec des droits précis. Cela permet de gérer des relations temporaires, comme dans le cadre de projets, sans perturber la hiérarchie globale. Grâce à ce contrôle détaillé, l’organisation peut assurer une responsabilité claire à chaque niveau.​

Structure pour le reporting et l’imputation des coûts

La structure organisationnelle sert de base pour générer des rapports par unité ou groupe d’unités. Ceci est fondamental pour les départements RH et financiers, où les rapports sont souvent nécessaires par division, département ou projet. Le module permet de filtrer les rapports selon l’unité organisationnelle pour obtenir des analyses ciblées.​

Dans le domaine de la paie, cette structure permet aussi l’imputation des coûts par centre de coûts, projet ou activité. Cela permet un suivi précis des dépenses et une transparence financière accrue. En liant les coûts salariaux aux unités, les organisations peuvent ajuster leurs ressources pour optimiser leur budget.​

Base pour les workflows et lignes hiérarchiques

La structure définie dans le module est essentielle pour les processus de validation. En établissant des lignes hiérarchiques claires, les validations (absences, remboursements, changements de poste) sont dirigées vers le bon responsable. Cette cohérence entre structure et processus garantit la responsabilité et améliore l’efficacité opérationnelle.​

Elle renforce aussi la communication interne, car chacun connaît sa position hiérarchique et la chaîne d’autorité. Cela réduit les erreurs de validation et aide à respecter les politiques internes.​

Contrôle budgétaire des postes pour les unités

Chaque unité peut être soumise à un budget de postes, ce qui permet de limiter les recrutements aux postes vacants budgétisés. Cela garantit que chaque unité fonctionne dans ses limites financières. Pour les unités sans besoin de contrôle strict, un mode d’embauche ouvert est disponible, offrant plus de souplesse.