Présentation du module de gestion des demandes RH dans Interact HRMS

Le module de gestion des demandes dans Interact HRMS est un système complet de gestion des tickets, conçu pour permettre aux départements des ressources humaines et de la paie de gérer efficacement les demandes des employés. Fonctionnant comme une plateforme centrale d’assistance RH, ce module permet aux employés de soumettre des questions ou préoccupations relatives aux fonctions RH ou à la paie directement via le portail libre-service employé (ESS). Chaque demande génère un ticket, lequel est suivi et traité dans le cadre d’un flux de travail structuré, garantissant une réponse rapide et efficace aux besoins des employés.

Portail en libre-service pour une soumission facile des tickets

Le module exploite le portail libre-service des employés pour simplifier le processus de soumission des tickets. Les employés peuvent soumettre rapidement leurs questions ou problèmes en créant une demande d’assistance, ce qui génère automatiquement un ticket. Cette approche réduit la charge administrative des équipes RH et paie, tout en permettant aux employés de suivre leurs demandes de manière autonome.

Par exemple, si un employé a une question concernant son dernier bulletin de paie ou une politique de congés, il peut soumettre un ticket via ESS sans devoir contacter directement le service RH. Ce système donne aux employés plus d’autonomie et leur offre un moyen convivial d’obtenir des réponses.

Création et suivi automatisés des tickets

Chaque demande soumise génère automatiquement un ticket, enregistré dans le système pour suivi et traitement. Cela garantit que chaque demande est documentée, attribuée et suivie jusqu’à sa clôture. Les mises à jour sont communiquées à l’employé tout au long du processus, évitant ainsi tout oubli ou retard de traitement.

Par exemple, lorsqu’un employé pose une question sur l’inscription à un régime d’avantages sociaux, un ticket est généré avec un identifiant unique. Le personnel RH peut ensuite suivre ce ticket, fournir des mises à jour, et le clôturer une fois la réponse apportée.

Priorisation pour une résolution efficace des demandes

Le module permet de définir des niveaux de priorité pour chaque ticket, en fonction de l’urgence ou de l’importance de la demande. Cela permet aux équipes RH et paie de traiter plus rapidement les demandes critiques. La priorisation facilite la gestion de la charge de travail et garantit une réponse adaptée à chaque situation.

Par exemple, une erreur de paie peut recevoir une priorité élevée, tandis qu’une question générale sur la politique de télétravail peut être traitée ultérieurement.

Attribution et processus de résolution

Le module inclut un flux de travail structuré pour l’attribution et la résolution des tickets. Une fois créé, un ticket peut être assigné à un membre spécifique de l’équipe RH ou paie. La personne désignée reçoit une notification et peut débuter le traitement. Une fois la demande traitée, le ticket est clôturé et l’employé en est informé.

Ce processus garantit la responsabilité : chaque demande est suivie par une personne ou une équipe identifiée. Par exemple, une question sur les retenues fiscales peut être attribuée à un spécialiste paie, qui fournira une réponse précise avant de clôturer le ticket.

Suivi des niveaux de service et indicateurs de performance (KPI)

Le module suit les niveaux de service et les indicateurs de performance clés (KPI) liés aux délais de résolution des tickets. Ces mesures permettent aux services RH et paie de surveiller leur réactivité et de s’assurer du respect des accords de niveau de service (SLA). Les KPI offrent une visibilité sur l’efficacité opérationnelle et facilitent l’identification des axes d’amélioration.

Par exemple, si l’entreprise exige que les questions relatives à la paie soient résolues sous 48 heures, le système assure le suivi de chaque ticket pour garantir cet engagement.

Notifications automatiques pour une communication fluide

Le module envoie automatiquement des notifications par e-mail aux employés pour les tenir informés de l’évolution de leurs tickets. Ils reçoivent des notifications lors de la création, de l’attribution, de la mise à jour, de la résolution et de la clôture du ticket. Cette communication proactive renforce la transparence et réduit les besoins de suivi manuel.

Par exemple, lorsqu’un ticket est résolu, l’employé reçoit une notification l’informant du résultat.

Historique détaillé et piste d’audit complète

Chaque ticket conserve un historique détaillé et une piste d’audit incluant toutes les interactions et mises à jour associées : création, attribution, changements de statut, résolutions, etc. Cette traçabilité favorise la conformité, la transparence et permet une analyse postérieure.

Par exemple, si un employé souhaite contester la réponse apportée à une demande précédente, le service RH peut consulter l’historique du ticket pour en examiner les détails.

Fonctionnalités clés du module de gestion des demandes

• Accès ESS : Les employés peuvent soumettre et suivre leurs tickets via le libre-service.
• Création automatique des tickets : Chaque demande génère un ticket unique pour un suivi efficace.
• Priorisation et attribution : Les tickets peuvent être priorisés et assignés au personnel compétent.
• Processus de résolution : Flux de travail structuré pour une prise en charge optimale.
• Suivi SLA et KPI : Surveillance des performances et délais de traitement.
• Notifications automatiques : Informations régulières sur l’évolution du ticket.
• Historique complet : Piste d’audit garantissant la traçabilité de toutes les actions.

Résumé : Module de gestion des demandes dans Interact HRMS

Le module de gestion des demandes d’Interact HRMS offre une solution centralisée et structurée pour le traitement des demandes RH et paie. Les bénéfices clés incluent :

• Autonomisation des employés grâce au libre-service.
• Gestion organisée des demandes via tickets automatisés.
• Priorisation facilitant le traitement des demandes critiques.
• Processus structuré d’attribution et de résolution.
• Suivi des SLA et KPI pour maintenir la qualité de service.
• Notifications en temps réel pour une meilleure communication.
• Historique complet pour garantir conformité et transparence.

Grâce à ces fonctionnalités, le module améliore l’efficacité opérationnelle, la transparence et la satisfaction des employés, tout en réduisant la charge de travail administrative des équipes RH et paie.