Le module de Gestion du Temps d’Interact HRMS offre une solution complète pour la gestion des heures de travail des employés, des heures supplémentaires et des feuilles de temps, offrant aux organisations des outils flexibles pour suivre le temps de manière précise et efficace. Avec des options pour créer des calendriers de travail, définir les heures de travail standard et établir des règles sur les heures supplémentaires, le module prend en charge une large gamme de besoins de suivi du temps. Les feuilles de temps peuvent être saisies manuellement, téléchargées sous différents formats (XLS ou CSV), importées à partir d’appareils biométriques ou chargées depuis des applications tierces. De plus, ce module inclut des fonctionnalités de flux de travail puissantes pour gérer la révision, l’approbation et la publication des feuilles de temps dans la paie, garantissant ainsi la conformité et l’exactitude.

Ce module est idéal pour les organisations qui ont besoin d’outils de gestion du temps flexibles et robustes pour suivre la présence des employés, gérer les exceptions et garantir un traitement rapide de la paie. En prenant en charge plusieurs types de feuilles de temps, en gérant des scénarios de suivi du temps complexes et en offrant des outils de correction avancés, le module de gestion du temps simplifie l’administration du temps, améliore l’exactitude de la paie et soutient des rapports complets.

Création des calendriers de travail et définition des heures de travail standard

Le module de gestion du temps permet aux organisations de mettre en place des calendriers de travail et de définir des heures de travail standard, offrant une base structurée pour le suivi du temps. Les calendriers de travail spécifient les jours de travail réguliers, les jours fériés et les jours de repos, garantissant que le suivi du temps est aligné avec les horaires organisationnels. Les heures de travail standard définissent les heures que les employés sont tenus de travailler chaque jour, formant la base pour le calcul des heures normales et des heures supplémentaires.

Par exemple, une organisation peut créer un calendrier de travail du lundi au vendredi avec des heures de travail standard de 9 h à 17 h. Cette configuration permet un suivi précis de la présence des employés et garantit que toute heure travaillée en dehors de ces horaires est signalée comme heure supplémentaire, soutenant ainsi la conformité aux politiques du travail.

Règles sur les heures supplémentaires configurables

Le module inclut des options pour définir des règles sur les heures supplémentaires en fonction des exigences de l’organisation, telles que le double temps, le temps et demi, ou d’autres calculs personnalisés des heures supplémentaires. Les heures supplémentaires peuvent être appliquées après un certain nombre d’heures chaque jour ou semaine, permettant une flexibilité pour s’aligner sur les politiques de l’entreprise ou les réglementations régionales.

Par exemple, une organisation peut définir les heures supplémentaires à 1,5x le salaire normal pour les heures travaillées au-delà de 40 heures par semaine. En configurant les règles sur les heures supplémentaires, les organisations s’assurent que les heures supplémentaires sont rémunérées correctement, soutenant ainsi des pratiques de travail équitables et la conformité aux lois locales sur le travail.

Types de feuilles de temps flexibles pour divers besoins

Le module de gestion du temps prend en charge une grande variété de types de feuilles de temps, permettant aux organisations de choisir le format qui convient le mieux à leurs besoins opérationnels. Ces feuilles de temps peuvent être personnalisées pour suivre différents types de répartition du travail, d’heures de projet, d’heures de congé, etc. Les types de feuilles de temps disponibles incluent :

• Feuille de temps récapitulative : Fournit un aperçu du total des heures travaillées.

• Feuille de temps de répartition du travail : Suit la répartition du travail vers des activités spécifiques ou des codes WBS (Work Breakdown Structure), avec ou sans activités associées.

• Feuille de temps basée sur des projets : Suit le temps passé sur divers projets, soutenant le calcul des coûts basés sur les projets.

• Feuille de temps hebdomadaire avec congés : Combine les feuilles de temps hebdomadaires avec les heures de congé, permettant une vue d’ensemble de la disponibilité des employés.

• Feuilles de temps fonctionnelles : Configurables pour des fonctions ou rôles spécifiques au sein de l’organisation.

Chaque type de feuille de temps fournit une structure unique pour le suivi du temps, garantissant que les organisations peuvent capturer les détails pertinents pour leurs besoins opérationnels et de projet.

Processus d’approbation automatisé des feuilles de temps

Le module inclut un processus d’approbation basé sur le flux de travail qui gère la révision, l’édition et l’approbation des feuilles de temps avant leur publication dans la paie. Les superviseurs, responsables de projet et responsables de département peuvent examiner les feuilles de temps, vérifier leur exactitude et les approuver via un flux de travail structuré. Ce processus d’approbation automatisé réduit le travail manuel, garantit la conformité et maintient l’intégrité des données dans la paie.

Par exemple, une feuille de temps peut passer par plusieurs niveaux d’approbation, du superviseur direct de l’employé au responsable du département, avant d’atteindre la paie. Ce processus structuré soutient la responsabilité, minimise les erreurs et garantit que seules les feuilles de temps approuvées sont incluses dans les calculs de paie.

Outils de révision et d’édition détaillés des feuilles de temps

Les superviseurs et responsables ont accès à des outils détaillés de révision et d’édition des feuilles de temps, leur permettant de voir les données brutes pour les transactions de pointage, d’identifier les exceptions et de faire les ajustements nécessaires. Les outils disponibles incluent :

• Cartes de temps des employés : Affiche les cartes de temps individuelles des employés avec les enregistrements de pointage.

• Résumé et détails des cartes de temps : Fournit un résumé ou une vue détaillée des cartes de temps, permettant aux responsables de vérifier les données de présence.

• Feuille de temps basée sur les projets : Permet aux responsables de revoir le temps alloué à des projets spécifiques.

• Saisie manuelle des feuilles de temps : Permet des ajustements manuels des feuilles de temps, si nécessaire.

En fournissant aux superviseurs et responsables des outils détaillés de révision des feuilles de temps, le module soutient un suivi précis du temps et garantit que toutes les modifications sont documentées dans un historique d’audit.

Gestion des exceptions pour les transactions de pointage

Le module met en évidence les exceptions dans les feuilles de temps, telles que les pointages manquants, les transactions en double ou les transactions pendant les jours de repos, à l’aide de codes couleur pour attirer l’attention sur les problèmes potentiels. Cette fonctionnalité permet aux responsables de traiter rapidement les divergences, garantissant que toutes les feuilles de temps reflètent avec précision la présence et les heures de travail des employés.

Par exemple, si un employé oublie de pointer en fin de journée, le module le signalera comme une exception. Les responsables peuvent alors effectuer les ajustements nécessaires pour garantir que la feuille de temps est précise et prête pour le traitement de la paie.

Outils puissants pour les corrections et ajustements des feuilles de temps

Pour gérer les divergences identifiées après le traitement de la paie ou les modifications survenant après la date limite de la paie, le module de gestion du temps inclut des outils supplémentaires pour les corrections et ajustements des feuilles de temps. Ces outils permettent aux responsables de corriger les feuilles de temps précédentes, d’ajuster les heures manquées et de recalculer l’impact sur la paie. Les principaux outils de correction incluent :

• Ajustement des heures d’absence de la période de paie précédente : Ajuste les heures d’absence qui n’ont pas été capturées pendant la période de paie précédente.

• Feuille de temps d’ajustement de la période de paie précédente : Permet de corriger les feuilles de temps précédentes.

• Feuille de temps révisée : Met à jour et révise les feuilles de temps passées au besoin.

Ces outils garantissent que toutes les données des feuilles de temps sont exactes, même si des ajustements sont effectués après le traitement initial, et que la paie reflète avec précision les heures finales travaillées.

Publication intégrée des feuilles de temps dans la paie

Le module de gestion du temps est entièrement intégré à la paie, permettant aux feuilles de temps approuvées d’être publiées directement dans la paie pour un traitement de paiement précis. Cette intégration garantit que les heures normales, les heures supplémentaires et les ajustements sont tous capturés avec précision dans les calculs de la paie. En éliminant la nécessité d’un transfert manuel des données, cette intégration réduit les erreurs, fait gagner du temps et garantit un traitement rapide de la paie.

Par exemple, une fois les feuilles de temps approuvées, elles sont automatiquement transférées dans la paie, où les heures normales et les heures supplémentaires sont calculées selon les règles définies. Ce processus sans couture soutient la gestion efficace de la paie et garantit une compensation précise des employés.

Historique détaillé des modifications des feuilles de temps

Le module inclut un historique détaillé qui suit toutes les modifications apportées aux feuilles de temps, y compris qui a effectué chaque modification et quand. Cette fonctionnalité améliore la transparence et la responsabilité, garantissant que toutes les modifications des données des feuilles de temps sont documentées pour référence future.

Par exemple, si un superviseur corrige l’heure de pointage d’un employé, l’historique enregistrera cet ajustement, fournissant un enregistrement clair des modifications. Cette fonctionnalité soutient la conformité aux exigences d’audit et garantit que les données des feuilles de temps restent exactes et fiables.

Rapports en temps réel et analyses pour la gestion du temps

Le module de gestion du temps inclut des capacités de reporting et d’analyse, permettant aux ressources humaines, à la paie et aux responsables de suivre les données de suivi du temps, d’analyser la répartition du travail et d’évaluer les tendances des heures supplémentaires. Des rapports peuvent être générés par employé, département, projet ou période de paie, offrant des informations sur la productivité de la main-d’œuvre et l’allocation des coûts.

Par exemple, un rapport sur les heures supplémentaires par département peut aider à identifier des problèmes potentiels de sous-effectif, permettant à la direction d’ajuster les ressources en conséquence. Ces informations soutiennent la prise de décision basée sur les données, permettant aux organisations d’optimiser les coûts de main-d’œuvre et d’améliorer l’efficacité opérationnelle.

Résumé : Module de gestion du temps d’Interact HRMS

Le module de gestion du temps d’Interact HRMS offre une solution flexible et robuste pour la gestion du temps des employés, de la présence et de l’intégration de la paie. Les principaux avantages incluent :

• Configuration du calendrier de travail et des heures standard : Définir les calendriers de travail et les heures standard pour garantir un suivi précis des heures normales et des heures supplémentaires.

• Règles sur les heures supplémentaires configurables : Définir des règles sur les heures supplémentaires personnalisées en fonction des besoins organisationnels ou des réglementations régionales.

• Types de feuilles de temps flexibles : Choisir parmi une grande variété de types de feuilles de temps pour répondre à différents besoins opérationnels, tels que les feuilles de temps basées sur des projets ou la répartition du travail.

• Flux d’approbation automatisé : Utiliser les approbations basées sur le flux de travail pour gérer les révisions des feuilles de temps et garantir la conformité aux exigences de la paie.

• Outils de révision détaillés des feuilles de temps : Fournir aux superviseurs et responsables des outils détaillés pour réviser, éditer et approuver les feuilles de temps.

• Gestion des exceptions pour les transactions de pointage : Identifier et résoudre les exceptions, telles que les transactions manquantes ou en double, pour un suivi précis du temps.

• Outils de correction et d’ajustement des feuilles de temps : Corriger les feuilles de temps passées et effectuer les ajustements nécessaires pour garantir une paie exacte.

• Intégration avec la paie pour un traitement transparent : Publier directement les feuilles de temps approuvées dans la paie, garantissant un paiement précis et rapide.

• Historique détaillé : Suivre les modifications des feuilles de temps avec un historique, améliorant la transparence et la conformité.

• Rapports en temps réel et analyses : Générer des rapports sur les données de suivi du temps, la répartition du travail et les heures supplémentaires pour une meilleure planification de la main-d’œuvre.

En combinant ces fonctionnalités, le module de gestion du temps permet aux organisations de gérer efficacement le suivi du temps, de garantir un traitement précis de la paie et de soutenir la conformité aux politiques de présence et de temps. Cette approche structurée réduit la charge administrative, améliore la transparence et optimise la gestion de la main-d’œuvre, aidant les organisations à maintenir leur productivité et à contrôler efficacement les coûts de main-d’œuvre.