Les modules en libre-service d’Interact HRMS offrent une gamme complète de fonctionnalités permettant aux employés, candidats, recruteurs, clients et unités organisationnelles de gérer de manière autonome leurs tâches liées aux ressources humaines. Cette suite de modules améliore l’efficacité des processus RH en fournissant un accès simplifié aux outils essentiels, en réduisant la charge de travail des équipes RH et en favorisant l’engagement des employés grâce à leur implication directe dans la gestion des activités courantes. Les modules libre-service sont adaptés aux rôles utilisateurs spécifiques et facilitent des tâches telles que la gestion des congés, le recrutement, l’inscription aux avantages sociaux, l’évaluation de la performance, la gestion de projets et la collaboration avec les clients.
Vue d’ensemble du Libre-Service des Employés (ESS)
Le module ESS (Employee Self-Service) permet aux employés de gérer de manière autonome leurs demandes, leurs informations personnelles et leurs tâches professionnelles. Ce module permet aux employés de faire des demandes de congés, de formations, de prêts, de lettres et d’autres services RH sans avoir à passer par le service RH, réduisant ainsi la charge administrative. Les employés peuvent consulter leurs informations salariales, soldes de congés et détails sur les avantages sociaux directement via l’ESS, garantissant une transparence des informations RH.
Par exemple, les employés peuvent soumettre une demande de congé et suivre son statut, consulter les sessions de formation à venir ou imprimer leurs fiches de paie, le tout depuis le portail ESS. La plateforme permet également de mettre à jour son profil, de sorte que les informations de contact et d’urgence soient toujours à jour, ce qui améliore la précision des données dans l’ensemble de l’organisation. En donnant aux employés le contrôle de leurs demandes RH, ESS favorise l’autonomie et l’engagement, assurant un service RH plus efficace et organisé.
Libre-Service des Unités Organisationnelles (OU-SS) pour les Managers et Superviseurs
Le module OU-SS (Organization Unit Self-Service) est destiné aux unités organisationnelles, permettant aux managers et chefs de département de gérer les tâches RH de leurs équipes. Grâce à OU-SS, les managers peuvent superviser la budgétisation des postes, soumettre des demandes de recrutement, examiner les offres d’emploi, approuver les feuilles de temps, gérer les évaluations de performance et traiter les demandes de congés. Cette fonctionnalité centralisée soutient une approche décentralisée et rationalisée de la gestion RH.
Par exemple, un chef de département peut utiliser OU-SS pour lancer des évaluations de performance, suivre la progression des formations des employés et approuver ou refuser des demandes de congés. Le module offre également un accès aux profils des membres de l’équipe et aux actions RH, garantissant que toutes les données soient disponibles pour une prise de décision basée sur les données. Cette autonomie permet aux managers de répondre rapidement aux besoins de leur équipe, assurant ainsi le bon fonctionnement des opérations RH au sein de chaque unité et réduisant la dépendance au service RH.
Libre-Service des Candidats pour les Futurs Employés
Le module en libre-service pour les candidats simplifie le parcours de recrutement pour les postulants, leur permettant de créer un profil, de soumettre des candidatures, de planifier des entretiens et de téléverser les documents requis. Une fois recrutés, les candidats peuvent accéder aux documents d’intégration directement depuis la plateforme, facilitant leur transition au sein de l’entreprise.
Les candidats peuvent consulter les descriptions de poste, soumettre leur candidature et communiquer directement avec le service RH pour toute question ou mise à jour. Lorsqu’une offre d’emploi est reçue, ils peuvent la consulter et l’accepter numériquement, permettant une transition fluide du statut de candidat à celui d’employé. En offrant un processus structuré et transparent, ce module améliore l’expérience des candidats et rend le recrutement plus efficace et engageant.
Libre-Service des Recruteurs Externes pour les Agences de Recrutement
Le module en libre-service pour les recruteurs externes offre aux agences de recrutement une plateforme efficace pour collaborer avec le service RH. Les recruteurs peuvent s’enregistrer, créer leur profil, gérer les postes à pourvoir attribués par les RH, téléverser les CV des candidats, suivre les candidatures et générer des factures après les embauches réussies.
Les recruteurs ont accès à l’historique des postes et au suivi des candidats, leur permettant de surveiller la progression de chaque candidature et d’affiner leurs critères de recherche selon les retours des RH. La possibilité de facturer directement via le portail selon les termes du contrat garantit une gestion financière claire et structurée. Ce module améliore la collaboration avec les agences de recrutement en rendant le processus plus organisé, responsable et efficace.
Libre-Service des Clients pour les Clients Externes
Le module Client Self-Service étend les fonctionnalités d’Interact HRMS aux clients, leur permettant de se connecter pour approuver les feuilles de temps, examiner les CV des employés pour la validation des projets et communiquer avec l’entreprise sur les exigences ou changements de projet. Ce module améliore la transparence et la responsabilité entre l’entreprise et ses clients.
Les clients peuvent approuver ou contester les feuilles de temps, garantissant une facturation précise, et reçoivent des notifications automatiques en cas de mise à jour, comme des changements d’affectation. Grâce à un tableau de bord centralisé regroupant toutes les données liées aux projets, ce module améliore la communication et soutient une gestion efficace des projets.
Gestion du FMLA et de la COBRA via le Libre-Service
La fonctionnalité FMLA permet aux employés de demander un congé au titre du Family and Medical Leave Act (FMLA) directement via l’ESS, y compris pour des congés continus, intermittents ou avec horaire réduit. Les employés peuvent joindre les documents médicaux nécessaires et suivre le statut de leur demande, assurant la conformité avec la réglementation FMLA. Cette fonctionnalité simplifie l’administration du FMLA en générant des alertes automatiques aux RH et superviseurs pour garantir que toutes les actions requises soient prises en temps voulu.
De même, la gestion COBRA permet aux employés de gérer leurs prestations COBRA. Le système notifie les événements qualifiants, les options de couverture et les documents nécessaires. Cette communication fluide avec les prestataires d’avantages garantit que les employés soient soutenus lors d’événements majeurs comme une fin de contrat ou un enfant atteignant la limite d’âge, tout en assurant le respect des exigences COBRA.
Libre-Service pour le Suivi des Projets et la Gestion des Tâches
La fonction de rapport d’avancement dans l’ESS permet aux employés de fournir des mises à jour régulières sur les projets ou tâches en cours, favorisant la transparence et la responsabilité. Les employés peuvent consigner les progrès quotidiens, hebdomadaires ou mensuels, lier ces rapports à des projets spécifiques, et les superviseurs peuvent commenter ou fournir des retours. Ce reporting structuré permet un suivi en temps réel de la performance.
La gestion des affectations est également disponible : les superviseurs peuvent assigner des tâches spécifiques liées aux clients ou projets, définir des délais, et suivre leur exécution. Les employés peuvent consulter les tâches assignées, mettre à jour leur avancement et marquer les tâches comme terminées. Cette fonctionnalité renforce la coordination des projets et aide les équipes à rester alignées sur les objectifs et échéances.
Inscription aux Avantages Sociaux et Gestion via le Libre-Service
Le module d’inscription aux avantages sociaux permet aux employés de s’inscrire aux régimes directement via l’ESS, notamment lors des périodes d’inscription ouvertes. Les employés peuvent explorer les options disponibles, choisir les niveaux de couverture et effectuer ou modifier leur inscription. L’intégration avec la gestion des avantages garantit que toutes les sélections soient enregistrées avec exactitude, réduisant les erreurs et la charge administrative pour les RH.
Par ailleurs, la gestion de la rémunération permet aux employés de consulter leurs gains, déductions et informations relatives aux avantages sociaux. Ils peuvent accéder à leurs fiches de paie, comprendre leur package de rémunération et suivre toute modification liée à leurs prestations. Cette transparence renforce la confiance et offre une visibilité claire sur leur situation financière.
Gestion des Feuilles de Temps, Présence et Pointage en Ligne
Le module ESS prend en charge la gestion des feuilles de temps, permettant aux employés de saisir, consulter et modifier leurs feuilles. Pour ceux qui travaillent à distance ou selon des horaires flexibles, la fonction de pointage en ligne permet de saisir les heures de travail via le portail, assurant un suivi précis du temps. Cette fonction est particulièrement utile pour les entreprises comptant des employés à distance sans accès à une pointeuse physique.
Les employés peuvent également demander des heures supplémentaires ou corriger des erreurs de feuille de temps, toutes les modifications étant soumises à l’approbation du superviseur. Les superviseurs ont accès aux données brutes de pointage et peuvent approuver ou rejeter les ajustements pour garantir l’exactitude. Cette fonctionnalité est essentielle pour la précision de la paie et la gestion des présences.
Développement des Employés et Suivi de la Performance
La fonction de gestion de la performance permet aux employés de participer aux évaluations, de fixer des objectifs et de suivre leurs progrès. Ils peuvent soumettre des auto-évaluations, fournir des commentaires et consulter les évaluations des managers, favorisant une culture d’amélioration continue. Les superviseurs ont accès à l’historique des performances, peuvent définir des objectifs et gérer les plans de performance, rendant les évaluations plus transparentes et structurées.
Grâce au module Formation et Développement, les employés peuvent consulter les offres de formation, s’inscrire à des cours et suivre leur progression. L’ESS soutient l’acquisition de compétences et le développement professionnel en assurant l’accès aux ressources et aux plans de formation nécessaires, encourageant une approche proactive du développement de carrière.
Fonctionnalités Supplémentaires de Libre-Service pour un Soutien RH Complet
D’autres fonctionnalités spécialisées incluent la gestion des actualités (News Management), où les employés accèdent aux annonces internes ; la gestion des événements (Events Management), pour répondre aux invitations d’entreprise ; la gestion des réunions (Meetings Management) pour la planification et le suivi ; et la gestion du feedback (Feedback Management), où les employés peuvent partager leurs retours avec leurs collègues et supérieurs. Ces outils contribuent à un environnement de travail harmonieux en facilitant la communication, l’engagement et le partage d’information.
La fonction Mes Contacts permet aux employés de créer une liste de contacts personnels dans l’ESS pour un accès rapide aux coordonnées de leurs collègues. Les fonctions Mon CV et Mon Introduction leur permettent de créer un profil personnel et un CV à partager dans l’organisation pour des projets, des offres internes ou des collaborations.
Résumé des Modules Libre-Service d’Interact HRMS
La suite libre-service d’Interact HRMS fournit une plateforme structurée et conviviale pour la gestion d’un large éventail de fonctions RH selon les rôles utilisateurs. Les principaux avantages sont les suivants :
- Autonomisation des Employés : en permettant aux employés de gérer eux-mêmes leurs demandes et mises à jour, l’ESS favorise l’autonomie et réduit les retards administratifs.
- Efficacité Managériale : le module OU-SS donne aux managers la possibilité de superviser les actions RH de leurs équipes, améliorant l’efficacité à l’échelle du département.
- Recrutement Amélioré : les modules en libre-service pour les candidats et les recruteurs rendent le processus de recrutement plus fluide et efficace.
- Collaboration Transparente avec les Clients : le libre-service client facilite les interactions avec les clients en renforçant la transparence et la responsabilité des projets.
- Conformité Assurée : les modules de gestion COBRA et FMLA garantissent le respect des obligations légales.
- Formation et Développement : via l’ESS, les employés peuvent piloter leur propre évolution professionnelle.
- Suivi Complet des Projets et Tâches : les fonctions de rapport et de gestion des tâches assurent un suivi rigoureux des activités de projet.
Grâce à ces modules, Interact HRMS propose un écosystème RH réactif et adaptable, améliorant l’efficacité, l’engagement et la collaboration à tous les niveaux de l’organisation. Les fonctionnalités libre-service offrent une plateforme RH centralisée et cohérente, soutenant un environnement de travail transparent, aligné sur les objectifs de l’organisation et les besoins des employés.