Le traitement des caisses enregistreuses et des reçus de paiement facilite la gestion efficace de tous les paiements entrants provenant des employeurs, des contributeurs volontaires et des travailleurs indépendants. Les paiements peuvent être traités à diverses fins, y compris les paiements de cotisations, les paiements de pénalités et les règlements d’arriérés, en plus des paiements pour tout autre type de créances. Le module prend en charge plusieurs méthodes de paiement, notamment l’argent liquide, le chèque, la carte de débit, la carte de crédit et les paiements en ligne. Les paiements peuvent être effectués en ligne via les e-Services, par courrier, ou directement aux caisses enregistreuses. Le système garantit précision, conformité et sécurité grâce à un traitement automatisé, une authentification à deux facteurs et une génération détaillée de reçus.

Figure 1: Caisse enregistreuse

Traitement et gestion des paiements

• Prend en charge plusieurs objectifs de paiement, y compris les cotisations, les pénalités, les arriérés et autres créances, tels que définis par l’ASS, comme les revenus d’investissement, les paiements de loyer, les paiements de prêts étudiants, les règlements de dettes de licenciement et les frais de remplacement de carte d’identification.
• Permet à une seule transaction d’inclure plusieurs types de paiements sur différents mois.
• Garantit des mises à jour en temps réel fluides à travers tous les modules financiers.

Méthodes de paiement prises en charge

• Paiements en ligne en libre-service via les e-Services.
• Paiements en personne aux emplacements des caisses enregistreuses de l’ASS.
• Paiements par chèque envoyés par courrier pour les transactions non numériques.
• Les méthodes de paiement acceptées incluent l’argent liquide, le chèque, le chèque électronique, la carte de débit et la carte de crédit.
• Flux de vérification et d’approbation automatiques pour toutes les transactions.

Flux de travail des paiements en ligne en libre-service

• Les payeurs se connectent au portail e-Services et sélectionnent l’option de paiement.
• Le système affiche tous les paiements en attente, y compris les cotisations, les pénalités et les arriérés.
• Le payeur sélectionne les paiements spécifiques à régler.
• Le système calcule le montant total dû et présente les méthodes de paiement disponibles.
• Le payeur entre les détails du paiement s’il utilise une carte de crédit, un chèque électronique ou d’autres méthodes électroniques.
• Lors de la soumission, le système génère un numéro de demande de paiement, une date de demande de paiement, une liste des paiements en attente, le montant total du paiement et la méthode de paiement utilisée.
• En cas de paiement par carte de crédit, chèque électronique ou carte de débit, le système se connecte au fournisseur de traitement des paiements pour une vérification en temps réel.
• Si le paiement est réussi, la demande de paiement est convertie en reçu de paiement que le payeur peut télécharger et imprimer.
• Si le paiement est effectué en espèces ou par chèque, le payeur doit se rendre chez un caissier de l’ASS avec le numéro de demande de paiement pour finaliser la transaction.

Flux de travail des paiements en personne

• Le payeur se rend à une station de caisse enregistreuse de l’ASS et fournit son identifiant de payeur ou son numéro d’enregistrement.
• Le caissier récupère les paiements en attente liés au payeur.
• Le caissier imprime une liste des paiements en attente et permet au payeur de sélectionner ceux à régler.
• Le système calcule le montant total du paiement.
• Le caissier imprime un brouillon de reçu de paiement pour que le payeur le révise et le signe.
• Une fois signé, le caissier soumet le paiement et imprime le reçu de paiement final.
• L’approbation d’un superviseur peut être requise pour les transactions de grande valeur.

Flux de travail des paiements par chèque par courrier

• Le payeur reçoit une facture imprimée listant tous les paiements en attente.
• Le payeur envoie un chèque accompagné du bordereau de paiement à l’ASS.
• À réception, un caissier de l’ASS traite le chèque selon les procédures standard de paiement en personne.
• Le système génère un reçu de paiement, et le personnel de l’ASS met à jour le compte du payeur.

Gestion des stations de caisse enregistreuse

• Prend en charge un nombre illimité d’emplacements de caisses enregistreuses pour un traitement des paiements centralisé ou décentralisé.
• Assigne et planifie les caissiers à des caisses enregistreuses spécifiques.
• Fournit un suivi des transactions en temps réel à travers toutes les caisses enregistreuses.

Réception et traitement de multiples types de transactions

• Cotisations et pénalités.
• Paiements d’arriérés contre des accords de paiement.
• Multiples transactions dans un seul paiement.
• Fournit des reçus détaillés et configurables.

Fonctionnalités d’audit et de conformité

• Suit les soldes d’ouverture et de clôture pour s’assurer que tous les paiements reçus correspondent aux totaux attendus.
• Réalise des audits de caisses enregistreuses pour vérifier les transactions par rapport aux enregistrements quotidiens.
• Requiert une révision par un superviseur ou un gestionnaire avant de finaliser les transactions.
• Détecte les écarts de paiement et signale les divergences en temps réel.

Sécurité et prévention de la fraude

• Met en œuvre une authentification à deux facteurs pour s’assurer que tous les paiements sont appliqués aux bons comptes.
• Utilise un contrôle d’accès basé sur les rôles pour limiter les actions sensibles au personnel autorisé.
• Impose des flux de travail d’approbation automatisés pour réduire le risque de fraude et de paiements mal appliqués.
• Protège les données financières sensibles avec un traitement des paiements crypté.

Intégration avec d’autres modules

• Gestion des créances : Suit toutes les factures et les paiements non standard.
• Dépôt et paiement des cotisations : S’assure que les cotisations sont appliquées aux bons comptes.
• Registres des employeurs et employés : Maintient un historique financier précis.
• Comptabilité et grand livre : Enregistre les transactions finalisées pour la réconciliation.

Le module de traitement des caisses enregistreuses et des reçus de paiement offre une solution flexible, sécurisée et efficace pour gérer tous les types de paiements liés aux cotisations de sécurité sociale, aux pénalités et aux créances. Avec un support de paiement multicanal, un traitement automatisé et des contrôles de conformité robustes, ce module garantit une collecte de paiements ponctuelle, précise et résistante à la fraude pour l’Administration de la Sécurité Sociale.

Traitement des caisses enregistreuses et des reçus de paiement – Détails et captures d’écran

Figure 2 : Emplacements des stations de caisse enregistreuse

Le traitement des caisses enregistreuses et des reçus de paiement facilite le traitement simple de tous les paiements entrants provenant des employeurs ou des individus tels que les contributeurs volontaires ou les travailleurs indépendants.

Les paiements peuvent être traités à différentes fins, telles que les paiements de cotisations, les paiements de pénalités et les paiements d’arriérés. Une seule transaction peut inclure plusieurs types de paiements pour plusieurs mois.

Les paiements peuvent être effectués en ligne via les e-Services, ou traités comme des paiements par courrier.

Les paiements peuvent également être effectués aux caisses enregistreuses.

Les paiements peuvent être acceptés en espèces, par chèque, chèque électronique, carte de crédit ou carte de débit.

Une option de paiement par caisse enregistreuse offre des écrans uniques pour une gestion rapide des transactions de paiement, similaire à celle d’une unité de point de vente.

Le système produit des reçus de paiement détaillés.

Les paiements d’arriérés contre des accords de paiement échelonné sont suivis séparément et mettent à jour automatiquement les enregistrements de paiement des accords échelonnés.

Les pénalités pour retard de paiement sont appliquées automatiquement.

L’authentification à deux facteurs garantit que tous les paiements sont appliqués au bon compte sans possibilité de fraude.

• Prend en charge les chèques, l’argent liquide, les cartes de débit et de crédit
• Prend en charge les paiements en personne
• Prend en charge les paiements basés sur les e-Services
• Paiements par caisse enregistreuse avec des écrans de style POS
• Caisses enregistreuses illimitées
• Emplacements de caisses enregistreuses illimités
• Assigne et planifie les caissiers aux caisses enregistreuses
• Reçoit les paiements pour les cotisations et les pénalités
• Reçoit les paiements pour les arriérés contre des accords de paiement
• Prend en charge plusieurs transactions dans un seul paiement
• Fournit des reçus détaillés et configurables

Figure 3 : Planification des caisses enregistreuses

Méthodes de paiement

Les paiements sont effectués par les payeurs, qui peuvent être des employeurs ou des individus.

Les méthodes de paiement incluent :

• – Le payeur se connecte au libre-service et sélectionne l’option de paiement
• – Le payeur envoie un chèque à l’Administration de la Sécurité Sociale par courrier pour un paiement spécifique
• – Le payeur se rend à l’Administration de la Sécurité Sociale et effectue un paiement au caissier en utilisant de l’argent liquide, un chèque, une carte de débit ou une carte de crédit

Flux de travail

Effectuer un paiement pour une obligation par un payeur (employeur ou individu) peut prendre différentes formes :

1. Le payeur se connecte au libre-service et effectue un paiement pour un ou plusieurs paiements en attente
2. Le payeur se rend à l’Administration de la Sécurité Sociale et demande à effectuer un paiement pour un ou plusieurs paiements en attente
3. Le payeur envoie un chèque pour un certain montant pour effectuer un paiement pour des paiements en attente (obligations)

Voici le flux de travail pour chacune des méthodes ci-dessus :

1. Méthode en libre-service – En utilisant cette méthode, le payeur initie le paiement via le libre-service comme suit :
   1. Le payeur se connecte au libre-service
   2. Sélectionne l’action « Effectuer un paiement »
   3. Le système affiche tous les paiements en attente, y compris les cotisations, les paiements échelonnés et les pénalités
   4. Le payeur sélectionne un ou plusieurs paiements en attente dans la liste
   5. Le système calcule le paiement total en fonction des paiements en attente sélectionnés
   6. L’utilisateur sélectionne la modalité/méthode de paiement : chèque, chèque électronique, carte de crédit, carte de débit ou argent liquide
   7. Sauf pour la méthode en espèces, le payeur doit entrer les détails de la méthode de paiement
   8. Une fois les informations ci-dessus entrées, le payeur clique sur « Suivant », et le système affiche les informations suivantes :
      1. – Numéro de demande de paiement
      2. – Date de demande de paiement
      3. – Liste des paiements en attente à payer
      4. – Paiement total
      5. – Méthode de paiement
      6. – Détails de la méthode de paiement
   9. Le payeur vérifie la demande de paiement et clique sur « Soumettre », une fois le paiement soumis, le payeur est informé que le paiement est soumis pour traitement
   10. Le payeur imprime la demande de paiement ou enregistre le numéro de demande de paiement, car cela sera nécessaire lorsque le paiement sera reçu par le caissier à l’Administration de la Sécurité Sociale
   11. Si le paiement est effectué par chèque électronique, carte de crédit ou carte de débit, le payeur entrera les détails de la méthode de paiement et cliquera sur l’action « Payer », le système se connectera au fournisseur de traitement des paiements et soumettra les détails de la méthode de paiement.
   12. Si le paiement est approuvé par le fournisseur de paiement, la demande de paiement sera convertie en reçu de paiement, que le payeur pourra imprimer.
   13. Si la méthode de paiement est un chèque ou des espèces, le payeur doit se rendre à l’Administration de la Sécurité Sociale pour effectuer le paiement
   14. Dans le cas d’une méthode par chèque ou en espèces, le payeur se rend au caissier du département de la Sécurité Sociale et donne au caissier la demande de paiement ou le numéro de demande de paiement
   15. Le caissier se connecte au système, invoque le formulaire de paiement et entre le numéro de demande de paiement, le système affiche la demande de paiement avec tous les détails, y compris :
       1. – Numéro de demande de paiement
       2. – Date de demande de paiement
       3. – Identifiant du payeur
       4. – Numéro d’enregistrement du payeur
       5. – Nom du payeur
       6. – Détails de la transaction de paiement – Liste des paiements à effectuer
       7. – Paiement total
   16. Le caissier recevra le chèque ou les espèces et imprimera le brouillon de reçu de paiement
   17. Le brouillon de reçu de paiement est présenté au payeur pour révision et signature
   18. Une fois le brouillon de reçu de paiement signé par le payeur et rendu au caissier, le caissier invoquera l’action « Paiement reçu »
   19. Le système convertira la demande de paiement en paiement et imprimera le reçu de paiement
   20. Le système imprimera deux reçus de paiement, l’un est donné au payeur, et le second est attaché au brouillon de reçu signé.
2. Méthode en personne – La méthode en personne n’utilise pas le libre-service du payeur, dans cette méthode, le payeur se rend à l’Administration de la Sécurité Sociale et demande à effectuer un paiement et comprend les étapes suivantes :
   1. Le caissier demande au payeur son identifiant de payeur
   2. Le caissier entre l’identifiant ou le numéro d’enregistrement du payeur dans le formulaire de paiement
   3. Le système affiche la liste des paiements en attente
   4. Le caissier imprime la liste des paiements en attente pour le payeur
   5. Le caissier demande au payeur de vérifier quels paiements en attente il souhaite effectuer
   6. Le payeur marque les paiements en attente à effectuer
   7. Le caissier sélectionnera les paiements en attente à effectuer dans le formulaire de paiement
   8. Le système calcule le montant total du paiement et affiche le total dans le formulaire de paiement
   9. Le caissier imprime le brouillon de reçu de paiement et le donne au payeur pour révision et signature
   10. Le payeur révise le brouillon de reçu de paiement, le signe et remet le brouillon signé avec l’argent liquide ou le chèque au caissier
   11. Le caissier appuie sur l’action « Soumettre »
   12. Le système marquera le statut du paiement comme « En cours de révision » et l’enverra au gestionnaire et/ou superviseur pour révision et approbation.
   13. Le gestionnaire se connecte au système, voit les paiements en attente de révision et d’approbation, puis révise et approuve ou rejette le paiement
   14. Si le paiement est approuvé, le caissier recevra une alerte indiquant que le paiement est approuvé, et invoquera le paiement et publiera le paiement, une fois le paiement publié, le système imprimera le reçu de paiement. Deux copies sont imprimées, l’une est fournie au payeur, la seconde est attachée au brouillon de reçu de paiement signé et archivée.
3. Paiement par courrier – Ce paiement consiste à envoyer un chèque pour le paiement par courrier, auquel cas le payeur aura reçu la facture par courrier, qu’il doit compléter et envoyer avec le chèque. Ensuite, les étapes sont similaires à la méthode en personne, sauf que le payeur ne sera pas présent à l’Administration de la Sécurité Sociale.

   Figure 3 : Vue du point de vente de la caisse enregistreuse

4. Station de caisse enregistreuse – Connue sous le nom de caissier, caisse enregistreuse ou POS (point de vente), elle est utilisée pour recevoir les paiements des payeurs. Les paiements sont reçus en espèces, par chèque ou par carte de crédit. Habituellement, les stations de caisse enregistreuse sont situées dans un emplacement de paiement central pour contrôler toutes les transactions de paiement et pour des raisons de sécurité. Les stations de caisse enregistreuse sont planifiées et assignées à des employés/utilisateurs spécifiques selon un calendrier prédéfini. Voici le flux de travail de l’utilisation des stations de caisse enregistreuse :
   1. Les stations de caisse enregistreuse sont définies – Cela est fait une seule fois
   2. Définition de la planification des stations de caisse enregistreuse – Cela est fait une seule fois
   3. Assignation des employés/utilisateurs de l’Administration de la Sécurité Sociale aux stations de caisse enregistreuse. Cela est fait par le superviseur/gestionnaire et peut changer chaque jour
   4. L’utilisateur de la station de caisse enregistreuse reçoit le solde d’ouverture en espèces du superviseur. Cet argent est utilisé pour rendre la monnaie sur les gros billets lorsque le paiement est effectué en espèces. Cette opération est effectuée quotidiennement.
   5. L’utilisateur de la station de caisse enregistreuse se connecte à la station de caisse enregistreuse assignée
   6. L’utilisateur de la station de caisse enregistreuse invoque le solde de début et entre le solde de début de la caisse enregistreuse basé sur l’argent du solde d’ouverture reçu. Cette opération est effectuée une seule fois au début de la journée
   7. L’utilisateur de la station de caisse enregistreuse commence à recevoir les paiements et entre les paiements reçus. Cette opération est effectuée plusieurs fois par jour
   8. À la fin de la journée, l’utilisateur de la station de caisse enregistreuse exécutera l’audit de la caisse enregistreuse, qui affiche toutes les transactions entrées à l’aide de la station de caisse enregistreuse, commençant par le solde d’ouverture. Cette opération est effectuée une seule fois à la fin de chaque journée.
   9. L’utilisateur de la station de caisse enregistreuse comptera les paiements reçus, y compris l’argent liquide, les chèques et les paiements par carte de crédit, et entrera le total des reçus de la journée, et le système vérifiera la différence. L’objectif du processus d’audit de la caisse enregistreuse est de s’assurer qu’il n’y a pas de différences entre les reçus et ce qui est censé être payé. Cette opération est effectuée une seule fois à la fin de la journée.
   10. L’audit de la caisse enregistreuse avec les reçus, y compris l’argent liquide, les chèques, les reçus de carte de crédit, est présenté au superviseur/gestionnaire, qui à son tour révise l’audit de la caisse enregistreuse et les reçus, y compris l’argent liquide, les chèques, les reçus de carte de crédit, et le reste du solde d’ouverture, puis rejette ou approuve l’audit de la caisse enregistreuse. Cette opération est effectuée une seule fois à la fin de la journée.
   11. La fermeture de la caisse enregistreuse est effectuée à la fin de la journée lorsque l’audit de la caisse enregistreuse est effectué.