Dossier Électronique de l’Employeur
Le dossier électronique de l’employeur dans Interact SSAS consolide toutes les informations pertinentes concernant les employeurs enregistrés auprès de l’Administration de la Sécurité Sociale. Il sert de référentiel central, intégrant les données de tous les modules du système afin de fournir une vue d’ensemble complète des dossiers, transactions et du statut de conformité de l’employeur. Les utilisateurs peuvent rapidement accéder aux données liées à l’employeur via une interface à onglets multiples, assurant ainsi une gestion et un suivi efficaces.
Fonctionnalités Clés et Sections
Général
- Affiche les informations démographiques de l’employeur, y compris le numéro EIN, le numéro ESSRN, l’adresse et les coordonnées.
- Inclut les détails du représentant autorisé, la classification de l’activité économique, les documents d’entreprise, et plus encore.
Demande d’ESSRN
- Fournit l’enregistrement original de la demande de numéro d’enregistrement de sécurité sociale de l’employeur soumise lors de l’inscription.
- Les utilisateurs peuvent accéder à un résumé ou à des informations détaillées liées à la demande ESSRN.
Employés
- Liste tous les employés associés à l’employeur.
- Inclut les informations telles que le numéro de sécurité sociale, le nom, l’intitulé du poste, les dates de début et de fin d’emploi, la fréquence de paiement et les revenus.
- Permet le filtrage et la recherche selon plusieurs critères.
Déclarations de Cotisations
- Résume les déclarations de salaires et de cotisations soumises par l’employeur.
- Affiche les détails de la déclaration : période, date de soumission, nombre d’employés, rémunérations totales et montant total des cotisations.
- Fournit une fonction de zoom pour accéder aux enregistrements complets.
Paiements de Cotisations
- Liste tous les paiements de cotisations effectués par l’employeur.
- Affiche les détails clés : date de paiement, montant, période couverte et statut du paiement.
- Les utilisateurs peuvent consulter les reçus et les transactions associées.
Comptes Bancaires
- Affiche tous les comptes bancaires associés à l’employeur.
- Inclut le numéro de compte, le nom de la banque, l’agence, la sélection par défaut et le statut du compte.
Pénalités
- Liste les pénalités infligées à l’employeur pour dépôts ou paiements tardifs.
- Fournit les détails : type de pénalité, date, montant et statut.
- Résume le total des pénalités infligées à ce jour pour l’année.
Dettes de Cotisations
- Affiche les dettes en cours liées aux paiements de cotisations.
- Inclut les détails : période de déclaration, montants dus, types de pénalité et dette totale.
Avis
- Liste les avis officiels envoyés à l’employeur par l’Administration de la Sécurité Sociale.
- Inclut la date, le type, la raison et le contenu du message.
Détails d’Inactivation
- Suit le statut de l’employeur en matière d’inactivation.
- Affiche les dates de début et de fin de toute période inactive ou dormante.
Détails des Arriérés
- Résume les arriérés de cotisations en cours.
- Fournit les détails : montant des arriérés, date, intérêts dus et pénalités.
Audits
- Liste les audits de conformité effectués sur l’employeur.
- Affiche le numéro de l’audit, l’année, la période, l’auditeur assigné, la date prévue et un résumé des conclusions.
- Donne accès aux rapports d’audit complets.
Ordonnances Judiciaires
- Suit les ordonnances judiciaires émises contre l’employeur.
- Affiche les détails de l’ordonnance, les actions de conformité liées et le statut juridique.
Poursuites
- Liste les poursuites engagées contre l’employeur pour non-conformité.
- Inclut les détails : nom du dossier, nom de l’employeur, année et juridiction.
Actions Juridiques
- Résume les actions juridiques entreprises contre l’employeur.
- Affiche le numéro de l’action, le responsable juridique, la référence d’audit, la région et le statut.
Avis d’Action Juridique
- Liste les avis relatifs aux actions juridiques envoyés à l’employeur.
- Inclut le numéro de l’avis, la date, le type, le montant des arriérés, les pénalités et le statut.
Défaillances
- Fournit tous les statuts de défaillance à jour.
- Liste toute demande de levée du statut de défaillance.
Historique
- Fournit l’historique des mises à jour ou des modifications apportées au dossier de l’employeur.
- Inclut la date de modification et l’utilisateur ayant effectué la modification.
Succursales
- Liste toutes les succursales d’un employeur.
- Inclut le code de la succursale, le nom, l’adresse et le statut actif.
Accord de Paiement par Échéances
- Liste tous les accords d’échéancier pour arriérés.
- Inclut tous les détails et liens directs vers les accords et les paiements sous-jacents.
Propriétaire
- Liste les détails du propriétaire de l’employeur, y compris la photo, le numéro de sécurité sociale et le nom.
Conclusion
Le dossier électronique de l’employeur dans Interact SSAS offre aux Administrations de la Sécurité Sociale un moyen centralisé et structuré de gérer les données liées aux employeurs. En intégrant les informations provenant de plusieurs modules, il assure une transparence, un suivi de la conformité et une gestion efficace des transactions et obligations des employeurs. Le système permet aux utilisateurs d’accéder, de consulter et de gérer facilement les dossiers des employeurs, réduisant ainsi la charge administrative et améliorant le contrôle.
Dossier Électronique de l’Employeur
L’un des principaux avantages d’Interact SSAS est qu’il s’agit d’une suite « tout-en-un », dans laquelle toutes les fonctionnalités essentielles requises par les Administrations de la Sécurité Sociale sont disponibles nativement dans une seule plateforme, sans nécessiter d’interfaces entre les différents modules.
Ainsi, toutes les données saisies via n’importe quel module peuvent être accessibles dans n’importe quel autre module si nécessaire.
Le dossier électronique de l’employeur regroupe toutes les informations pertinentes du système concernant les employeurs enregistrés auprès de la Sécurité Sociale. Il s’agit d’un formulaire électronique à onglets multiples qui donne un accès instantané à toutes les données déjà collectées sur l’employeur ainsi qu’aux données générées par le système suite aux transactions traitées.
Le dossier électronique de l’employeur se compose des onglets suivants :
-
Général
-
Demande d’ESSRN
-
Employés
-
Déclarations de Cotisations
-
Paiements de Cotisations
-
Comptes Bancaires
-
Pénalités
-
Dettes de Cotisations
-
Avis
-
Détails de Dormance
-
Détails des Arriérés
-
Audits
-
Ordonnances Judiciaires
-
Poursuites
-
Actions Juridiques
-
Avis d’Action Juridique
Figure 1 : Dossier Électronique de l’Employeur – Général
L’onglet Général offre, en une seule vue, tous les numéros pertinents tels que le numéro EIN et le numéro ESSRN, l’adresse et les coordonnées, ainsi que les détails du représentant autorisé de l’entreprise, la classification de l’activité économique, et un ensemble de documents d’entreprise joints lors de l’enregistrement de l’employeur.
ESSRN Application
Figure 2 : Dossier Électronique de l’Employeur – Demande d’ESSRN
La Demande d’ESSRN fournit l’enregistrement original de la demande de numéro d’enregistrement de sécurité sociale de l’employeur qui a été soumise lors de son inscription. Comme pour toutes les listes dans Interact SSAS, le système affiche d’abord un résumé, et l’utilisateur peut ensuite cliquer sur les détails pour consulter le formulaire complet détaillé de la demande d’ESSRN.
Employees
Figure 3 : Dossier Électronique de l’Employeur – Employés
L’onglet suivant du Dossier Électronique de l’Employeur fournit des informations sur les employés associés à l’employeur. Cela permet à tout agent de l’Administration de la Sécurité Sociale ayant besoin d’accéder à la liste des employés d’un employeur donné de les retrouver instantanément. À noter que la liste propose des filtres et des champs de recherche permettant de retrouver un employé selon n’importe quel critère.
La liste détaillée des employés comprend les colonnes suivantes :
-
Numéro de sécurité sociale
-
Nom de l’employé
-
Groupe d’employés
-
Date de naissance
-
Âge
-
Lieu de naissance
-
Nationalité
-
Numéro de téléphone
-
Adresse e-mail
-
Intitulé du poste
-
Date de début d’emploi
-
Date de fin d’emploi
-
Fréquence de paiement
-
Revenu mensuel
-
Revenu trimestriel
-
Revenu annuel
-
Statut de l’employé
Déclarations de Cotisations
Figure 4: Employer Electronic Record – Contribution Return
Déclarations de Cotisations
La section Déclarations de Cotisations regroupe toutes les informations relatives aux déclarations de salaires et de cotisations, et contient l’ensemble des déclarations déjà traitées par l’employeur. Elle offre un accès immédiat à un écran récapitulatif, avec la possibilité d’approfondir chaque déclaration pour en consulter les détails complets, permettant à l’utilisateur de retrouver toutes les informations nécessaires.
L’écran récapitulatif des déclarations de cotisations propose des colonnes avec fonction de recherche pour les éléments suivants :
-
Période
-
Type de période
-
Date de début de la période
-
Date de fin de la période
-
Statut de la période
-
Numéro de la déclaration de cotisations
-
Date de soumission de la déclaration
-
Statut de soumission
-
Nombre d’employés pour la période déclarée
-
Total des revenus pour la période déclarée
-
Montant total de la période déclarée
-
Total des revenus déclarés à ce jour pour l’année
Paiements de Cotisations
Figure 5 : Dossier Électronique de l’Employeur – Paiements de Cotisations
L’onglet suivant du Dossier Électronique de l’Employeur présente les paiements de cotisations. Là encore, une liste récapitulative est affichée, contenant les informations les plus essentielles, que la plupart des utilisateurs souhaiteront consulter rapidement lors de la vérification de certaines données. Si des informations plus détaillées sont nécessaires, l’utilisateur peut cliquer pour accéder à la transaction sous-jacente (c’est-à-dire le reçu du paiement de cotisation) ou consulter des informations supplémentaires via des rapports connexes.
L’onglet Paiements de Cotisations propose des colonnes récapitulatives avec fonction de recherche pour les éléments suivants :
-
Période de déclaration
-
Type de période
-
Date de début de la période de déclaration
-
Date de fin de la période de déclaration
-
Statut de la période de déclaration
-
Numéro du paiement
-
Date du paiement
-
Statut du paiement
-
Montant total de la période déclarée
-
Montant payé pour la période déclarée
-
Montant dû pour la période déclarée
-
Total des paiements effectués à ce jour pour l’année
Comptes Bancaires
Figure 6 : Dossier Électronique de l’Employeur – Compte Bancaire
Les employeurs peuvent disposer de plusieurs comptes bancaires, et tous ces comptes sont listés dans l’onglet Compte Bancaire. Cet onglet fournit les détails suivants :
-
Numéro de compte
-
Nom de la banque
-
Nom de l’agence
-
Sélection du compte par défaut
-
Statut du compte bancaire
Pénalités
Figure 7 : Dossier Électronique de l’Employeur – Pénalités
Si un employeur a été soumis à des pénalités pour dépôt tardif ou paiement tardif des cotisations, ces pénalités auront été calculées par le système et ajoutées aux montants dus / dettes. Les informations correspondantes seront disponibles dans plusieurs sections du système, mais elles seront également centralisées dans le Dossier Électronique de l’Employeur.
Le système affiche les informations suivantes pour chaque pénalité :
-
Période de déclaration de cotisations
-
Type de période de déclaration
-
Date de début de la période de déclaration
-
Date de fin de la période de déclaration
-
Statut de la période de déclaration
-
Numéro de la pénalité
-
Type de pénalité
-
Date de la pénalité
-
Montant de la pénalité
-
Statut de la pénalité
-
Montant total des pénalités pour la période de déclaration
-
Montant payé pour la période de déclaration
-
Montant dû pour la période de déclaration
-
Total des paiements effectués à ce jour pour les cotisations
-
Total des pénalités à ce jour pour l’année
Dettes de Cotisations
Figure 8 : Dossier Électronique de l’Employeur – Dettes de Cotisations
Si l’employeur a des dettes de cotisations en cours, elles seront affichées ici, sous forme récapitulative, comme d’habitude, avec la possibilité d’accéder à des informations plus détaillées via une fonction de zoom ou dans un rapport distinct.
Les dettes de cotisations comprennent les éléments suivants :
-
Période de déclaration
-
Date de soumission de la déclaration
-
Montant des cotisations dues
-
Date du paiement
-
Montant payé
-
Type de pénalité
-
Motif de la pénalité
-
Montant de la pénalité
-
Dette totale
Avis
Figure 9 : Dossier Électronique de l’Employeur – Avis
Les employeurs ayant reçu des avis officiels de l’Administration de la Sécurité Sociale les recevront via leur propre portail e-Services (ainsi que par e-mail), mais ces mêmes avis seront également accessibles immédiatement à tout utilisateur autorisé au sein de l’Administration de la Sécurité Sociale.
Les colonnes suivantes sont incluses :
-
Date de l’avis
-
Type d’avis
-
Motif de l’avis
-
Message de l’avis
Détails de Dormance
Figure 10 : Dossier Électronique de l’Employeur – Détails de Dormance
Il est important pour l’Administration de la Sécurité Sociale de pouvoir suivre le statut de tous les employeurs et de déterminer si un employeur est toujours actif ou s’il est devenu inactif ou dormant. Si le statut d’un employeur passe à dormant, cela apparaîtra dans l’onglet Détails de Dormance du Dossier Électronique de l’Employeur, avec une date de début et une date de fin, afin de disposer d’un historique clair des changements de statut et des périodes concernées.
Détails des Arriéré
Figure 11 : Dossier Électronique de l’Employeur – Détails des Arriérés
Afin de permettre aux agents de recouvrement de gérer les comptes clients des employeurs, il est essentiel qu’ils aient un accès facile aux informations récapitulatives et détaillées concernant tous les arriérés d’un employeur.
L’onglet Détails des Arriérés contient les colonnes suivantes :
-
Numéro de série
-
Numéro de l’employeur
-
Montant des arriérés
-
Date des arriérés
-
Intérêts dus sur les arriérés
-
Pénalités sur les arriérés
Audits
Figure 12 : Dossier Électronique de l’Employeur – Audits
La conformité étant une responsabilité essentielle de l’Administration de la Sécurité Sociale, le système Interact SSAS comprend un module complet de gestion de la conformité. C’est dans ce module que sont gérés les différents types d’audits, les périmètres d’audit, ainsi que les actions juridiques et affaires judiciaires pouvant découler d’une non-conformité.
Le résumé des audits menés pour un employeur donné est affiché dans l’onglet ci-dessus, accessible directement depuis le Dossier Électronique de l’Employeur.
Les colonnes suivantes peuvent être recherchées :
-
Numéro de l’audit
-
Année de l’audit
-
Période de l’audit
-
Région
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District
-
Ville
-
ID de l’auditeur
-
Nom de l’auditeur
-
Numéro de téléphone de l’auditeur
-
Nombre d’employés assignés
-
Régions assignées
-
ID de l’employeur
-
Nom de l’employeur
-
Personne de contact de l’employeur
-
Téléphone de la personne de contact
-
Date prévue de l’audit
-
Heure de début prévue de l’audit
Depuis cet onglet, le rapport d’audit détaillé avec les constatations est disponible en un clic.
Poursuites
Figure 13 : Dossier Électronique de l’Employeur – Poursuites
Si des poursuites ont été engagées contre un employeur en raison de non-conformité, l’utilisateur de l’Administration de la Sécurité Sociale peut consulter immédiatement l’historique en ligne de ces poursuites dans le Dossier Électronique de l’Employeur. Les informations suivantes seront affichées :
-
Nom de la poursuite
-
Nom de l’employeur
-
Année de la poursuite
-
Région, district, ville
Des informations supplémentaires sur les poursuites spécifiques sont disponibles dans le module de conformité.
Actions Juridiques
Figure 11 : Dossier Électronique de l’Employeur – Actions Juridiques
Si des actions juridiques ont été engagées contre l’employeur, ces informations seront affichées dans l’onglet Actions Juridiques avec les colonnes de détails suivantes :
-
Numéro de l’action juridique
-
ID du responsable juridique
-
Nom du responsable juridique
-
Filtre par numéro d’audit
-
Région
-
District
-
Ville
-
Auditeur
-
Date de l’audit
-
Motif de l’audit
-
Statut de l’audit
-
Action juridique
-
Date de l’action juridique
-
Nombre d’avis d’action juridique
-
Date du premier avis d’action juridique
-
Date du dernier avis d’action juridique
-
Statut
Avis d’Actions Juridiques
