Le module de Gestion des Annulations de Paiement dans Interact SSAS permet l’annulation des paiements déjà traités et comptabilisés, généralement en raison d’instruments de paiement défaillants tels que des chèques sans provision ou des erreurs d’enregistrement. Une fois annulé, le paiement est inversé, la créance est réactivée et les enregistrements associés sont mis à jour en conséquence.
Figure 1 : Cadre d’annulation de paiement
Options du Payeur
Un Payeur désigne toute entité effectuant des paiements à l’administration de la sécurité sociale et peut inclure :
- Employeur
- Travailleur indépendant
- Contributeur volontaire
Les paiements peuvent être effectués pour des déclarations de cotisations, des factures, des pénalités ou d’autres obligations.
Configuration des Politiques
Les politiques d’annulation de paiement permettent à l’administration de définir les règles régissant la gestion des annulations.
Paramétrage Général
La configuration est gérée via le Paramétrage Général des Annulations de Paiement. Les options clés comprennent :
- Numérotation automatique des annulations de paiement
- Option pour préfixer le numéro avec l’année
- Option pour réinitialiser la numérotation chaque année
- Activation des workflows de validation avec paramètres facultatifs ou obligatoires
- Attribution des agents responsables (Financier, Conformité, Créances, Responsable)
Motifs d’Annulation de Paiement
Les administrateurs peuvent définir les motifs d’annulation et de rejet selon les besoins.
Chaque motif comprend :
- Type : Annulation ou Rejet
- Code du motif
- Description du motif
Activité d’Annulation
Les utilisateurs peuvent créer et gérer des demandes d’annulation selon les besoins.
Définir une Nouvelle Annulation
Une nouvelle demande inclut les éléments suivants :
Figure 2 : Formulaire de demande d’annulation de paiement
- Numéro d’annulation généré automatiquement
- Date de l’annulation
- Numéro du paiement lié
- ID du payeur, nom et type (Employeur, Travailleur indépendant, Contributeur volontaire, Employé)
- Détails du paiement : montant, modalité, référence
- Montant et motif de l’annulation
- Statut : En attente, Révisé, Approuvé, Rejeté ou Comptabilisé
Gestion du Workflow
Selon la configuration, les demandes peuvent suivre un processus de révision et d’approbation :
- Révisé par et date de révision
- Approuvé par et date d’approbation
- Rejeté par, date et motif
- Comptabilisé par et date de comptabilisation
Une fois approuvée, la demande peut être comptabilisée, déclenchant une série de mises à jour financières.
Impact Système Après Comptabilisation
Lorsqu’une annulation de paiement est comptabilisée :
- Le paiement est inversé, et la créance redevient active
- La dette du payeur est augmentée
- Le reçu du caissier est mis à jour comme annulé
- Le compte GL des créances est augmenté du montant annulé
- Le compte GL de trésorerie (banque) est diminué du montant annulé
- Le statut de l’annulation est défini comme “Comptabilisé”