La gestion des cotisations passées permet à l’Administration de la Sécurité Sociale de saisir et de traiter les transactions de cotisations historiques qui étaient auparavant enregistrées manuellement. Cela garantit que les cotisations passées sont correctement reflétées dans le système avec les revenus, cotisations et crédits appropriés, permettant ainsi un traitement précis des futures demandes de prestations. Le module prend en charge la saisie des cotisations et paiements passés sur plusieurs années, assurant que les individus reçoivent le crédit approprié pour leurs cotisations.

Figure 1 : Formulaire de saisie des cotisations passées

Configuration et paramétrage général

• Définit les paramètres généraux pour le traitement des cotisations passées.
• Système de numérotation configurable pour les numéros de transactions de cotisations passées (TCPN).
• Définit l’année de première cotisation, garantissant qu’aucune cotisation ne peut être saisie avant cette date.
• Options de préfixe et de suffixe pour la numérotation des transactions.
• Unités de crédit et taux de crédits gagnés configurables pour refléter différents taux historiques.
• Configuration des unités de crédit pour définir les calculs de cotisations.
• Flux d’approbation pour l’examen et l’autorisation des cotisations passées.

Définition des transactions de cotisations passées

• Les utilisateurs peuvent créer manuellement de nouvelles transactions de cotisations passées (TCP).
• Les TCP mensuels incluent les détails de l’employé, l’année de cotisation et les données de l’employeur.
• Les TCP pour les transactions annuelles incluent :
  • Salaire annuel
  • Total des cotisations annuelles
  • Cotisations annuelles payées
  • Crédits annuels gagnés
  • Crédits annuels attribués
• Les TCP pour les transactions mensuelles incluent :
  • Mois
  • EIN de l’employeur
  • Nom de l’employeur
  • Salaire mensuel
  • Emploi/Poste
  • Cotisation mensuelle de l’employeur
  • Cotisation mensuelle de l’employé – le montant de la cotisation de l’employé sera automatiquement calculé à partir des salaires mensuels et affiché ici.
  • Total des cotisations mensuelles – le montant total des cotisations (employé + employeur) sera automatiquement calculé à partir des salaires mensuels et affiché ici.
  • Cotisations mensuelles payées
  • Crédits mensuels gagnés
  • Crédits mensuels attribués
• Le système permet la saisie par lots de cotisations sur plusieurs années dans une seule transaction.
• La fonctionnalité d’importation prend en charge l’importation de dossiers à partir de formulaires manuels pour les cotisations passées.

Saisie et validation des données

• Les cotisations passées incluent des détails clés tels que :
  • Informations démographiques de l’employé (nom, numéro de sécurité sociale, date de naissance, adresse, titre du poste, etc.).
  • Type de cotisation (cotisations mensuelles ou annuelles).
  • Détails de l’employeur et de l’emploi.
  • Salaires, cotisations et crédits gagnés.
• Les champs de données sont entièrement configurables, permettant de marquer certains champs comme obligatoires ou facultatifs.

Flux de travail pour le traitement des cotisations passées
Création des cotisations passées

• Les utilisateurs saisissent les transactions de cotisations passées manuellement ou les téléchargent à partir d’un fichier.
• Les transactions sont assignées à des identifiants uniques et liées aux employés.

Examen des cotisations passées

• Les transactions de cotisations passées sont examinées par le personnel autorisé.
• Le système vérifie les cotisations et les crédits gagnés avant approbation.

Approbation des cotisations passées

• Les cotisations passées approuvées font partie du dossier de sécurité sociale de l’employé.
• Les transactions sont enregistrées sous les crédits accumulés pour l’éligibilité aux prestations.

Enregistrement des cotisations passées

• Une fois approuvées, les cotisations passées sont enregistrées dans le système.
• L’enregistrement garantit que les transactions historiques sont disponibles pour les calculs de prestations.

Modification et mise à jour des cotisations passées

• Les utilisateurs peuvent rechercher les transactions de cotisations passées par TCPN, numéro de sécurité sociale de l’employé, identifiant de l’employeur et autres filtres.
• Les utilisateurs autorisés peuvent mettre à jour les détails avant examen et approbation.
• Une fois enregistrées, les cotisations ne peuvent plus être modifiées.

Suppression des cotisations passées

• Les cotisations passées peuvent être supprimées avant leur examen et leur enregistrement.
• Les utilisateurs reçoivent des invites de confirmation avant la suppression pour éviter la perte accidentelle de données.

Sécurité et conformité

• Seuls les agents autorisés (managers, superviseurs, auditeurs) peuvent examiner, approuver et enregistrer les cotisations passées.
• Suit toutes les cotisations historiques à des fins d’audit et de conformité.
• Garantit que les cotisations sont traitées conformément aux lois et réglementations de la sécurité sociale.

Intégration avec d’autres modules

• Traitement des demandes de prestations : Garantit que les cotisations historiques sont prises en compte dans les calculs d’éligibilité aux prestations.
• Dépôt et paiement des cotisations : Fournit un historique complet de toutes les cotisations effectuées par un individu.
• Registres des employés et des employeurs : Lie les cotisations passées aux données d’emploi et de paie.
• Portail e-Services : Permet aux individus de consulter leur historique de cotisations mis à jour en ligne.

La gestion des cotisations passées est un module essentiel pour garantir que les cotisations de sécurité sociale historiques sont enregistrées avec précision et intégrées dans le système. En capturant les transactions passées, en vérifiant leur exactitude et en les liant aux dossiers individuels, le module améliore les calculs d’éligibilité aux prestations et assure la conformité aux exigences réglementaires. Avec des flux de travail structurés pour l’examen, l’approbation et l’enregistrement, il offre un moyen fluide de maintenir des historiques précis de sécurité sociale pour les employés et les employeurs.