La gestion des pénalités garantit le respect des lois et règlements de la sécurité sociale en appliquant des pénalités pour non-conformité. Les pénalités peuvent être appliquées aux employeurs, aux individus et aux bénéficiaires qui ne respectent pas leurs obligations. Ces pénalités peuvent être monétaires, nécessitant le paiement d’une amende, ou non monétaires, entraînant des sanctions administratives telles que la cessation des prestations ou la révocation d’une licence commerciale. Le module automatise l’émission, l’examen, l’approbation et le suivi des pénalités tout en s’intégrant de manière fluide avec la gestion de la conformité, des créances et des comptes en souffrance.

Fonctionnalités et processus
Émission et types de pénalités

• Les pénalités peuvent être monétaires (amendes) ou non monétaires (suspension des prestations, restrictions légales).
• Émission automatique des pénalités via la Gestion des dépôts et paiements de cotisations, la Gestion de la conformité ou la Gestion des créances en souffrance.
• Émission manuelle des pénalités via le Formulaire de notification de pénalité par les utilisateurs autorisés.
• Intégration avec la Gestion des créances pour générer des factures pour les pénalités monétaires.
• Méthodes de calcul des pénalités configurables, incluant des montants fixes, des pénalités basées sur un pourcentage ou des pénalités basées sur les intérêts des montants impayés.

Création et flux de travail des notifications de pénalité

• Émission manuelle des pénalités : Les utilisateurs créent une notification de pénalité manuellement pour les cas nécessitant un examen spécial.
• Émission automatisée des pénalités :
  • Gestion des dépôts et paiements de cotisations : Les dépôts tardifs et les cotisations impayées déclenchent automatiquement des pénalités.
  • Gestion de la conformité : Les audits de conformité identifient les violations, générant des notifications de pénalité.
  • Gestion des créances en souffrance : Des pénalités sont imposées pour une non-conformité persistante aux accords de remboursement de dettes.
• Examen et approbation des notifications de pénalité :
  • Le processus d’examen garantit une évaluation appropriée avant l’application de la pénalité.
  • Plusieurs niveaux d’approbation, incluant les gestionnaires, les superviseurs et les auditeurs.
  • Les notifications peuvent être rejetées ou annulées si elles sont émises incorrectement.

Paiement des pénalités et intégration avec les créances

• Les notifications de pénalité approuvées déclenchent automatiquement la génération de factures dans le module Gestion des créances.
• Les employeurs et les individus reçoivent des notifications et doivent effectuer les paiements avant la date limite.
• Les paiements peuvent être suivis via des portails en libre-service et des systèmes de gestion de caisse intégrés.
• Les paiements tardifs entraînent des pénalités supplémentaires basées sur des politiques de pénalité préconfigurées.

Rejet et annulation des notifications de pénalité

• Les utilisateurs peuvent rejeter les notifications de pénalité si elles sont émises incorrectement.
• Les pénalités annulées sont enregistrées à des fins d’audit.
• Un processus structuré d’examen et d’approbation garantit que les pénalités ne sont révoquées que lorsqu’elles sont justifiées.

Liens avec la conformité et les créances en souffrance

• Intégration avec le module de conformité : Les audits peuvent entraîner des pénalités basées sur les actions des employeurs ou le non-respect des lois de sécurité sociale.
• Intégration avec le module de créances en souffrance : Les dettes impayées déclenchent des pénalités, avec des escalades basées sur les performances de remboursement.
• Intégration avec la gestion des dépôts et paiements de cotisations : Les dépôts tardifs entraînent automatiquement des pénalités, ajoutées au solde de l’employeur.

Calcul et application des pénalités

• Structures de pénalité configurables :
  • Montant de pénalité fixe : Appliqué indépendamment de la durée du retard.
  • Fonction du nombre de jours impayés : Montant de pénalité quotidien multiplié par la durée du retard.
  • Pourcentage de pénalité sur le revenu : Une pénalité basée sur un pourcentage appliquée aux montants en souffrance.
  • Pénalités basées sur les intérêts : Taux d’intérêt annuels appliqués aux cotisations impayées.
• Les pénalités récurrentes et ponctuelles peuvent être définies en fonction de la politique.
• Les employeurs, les travailleurs indépendants et les cotisants volontaires peuvent être soumis à différents types de pénalités.

Examen, approbation et pistes d’audit

• Chaque action de pénalité est enregistrée pour l’audit.
• Les flux de travail d’approbation définissent les examinateurs et approbateurs autorisés pour les notifications de pénalité.
• Les agents assignés aux pénalités peuvent mettre à jour, approuver, rejeter ou escalader les notifications selon les besoins.
• Le suivi de l’état garantit la transparence de l’émission au règlement.

Intégration avec d’autres modules

• Gestion des créances : Génère des factures pour les paiements de pénalités.
• Gestion des cotisations : Applique les pénalités directement aux dépôts des employeurs.
• Gestion de la conformité : Garantit que les pénalités résultent d’audits et d’enquêtes structurés.
• Gestion des créances en souffrance : Lie les pénalités aux dettes en souffrance et aux défauts de paiement.

Le module de gestion des pénalités automatise l’application des pénalités, garantissant le respect des règlements de la sécurité sociale. En s’intégrant aux audits de conformité, au dépôt de cotisations et à la gestion des créances, le système simplifie l’émission, l’approbation et le suivi des pénalités. Avec des structures de pénalité configurables, des flux de travail d’examen et des capacités d’audit, ce module renforce l’application et la transparence dans la gestion des pénalités de sécurité sociale.

Gestion des comptes payables – Aperçu détaillé avec captures d’écran

Les pénalités résultent du non-respect par les entités des lois et règlements régissant les services de sécurité sociale. Les pénalités peuvent être appliquées aux employeurs, aux individus et/ou aux bénéficiaires qui ne respectent pas des lois spécifiques des règlements de la sécurité sociale. Une pénalité peut être monétaire ou non monétaire. Dans le cas d’une pénalité monétaire, la partie concernée recevra une notification de pénalité expliquant la(les) raison(s) de la pénalité et le montant à payer (amende) pour régler la pénalité. En cas de pénalité non monétaire, la partie concernée recevra une notification de pénalité, qui inclut la raison de la pénalité et l’explication de la pénalité non monétaire, qui peut inclure la cessation des prestations, la révocation d’une licence commerciale, etc.

Cadre

Le cadre du module de pénalités comprend les processus qui peuvent initier une notification de pénalité à la suite d’une action dans le processus, et ces processus incluent la gestion de la conformité et la gestion des créances en souffrance. De plus, le module de gestion des paiements est interfacé avec le module des créances en cas de pénalité monétaire, dans ce cas, un déclencheur est envoyé au module de gestion des créances pour émettre une facture pour la pénalité.


Figure 1 : Cadre de gestion des pénalités

Les entités impliquées dans le processus de gestion des pénalités incluent les employeurs, les individus et les bénéficiaires. Les pénalités peuvent être appliquées à l’une de ces entités.
Création de la notification de pénalité :- Il y a trois façons de créer la notification de pénalité : une méthode est manuelle et les deux autres sont automatiques :

1. Manuelle – C’est lorsque l’utilisateur crée une notification de pénalité en utilisant le formulaire de notification de pénalité. Une fois la notification de pénalité créée manuellement et approuvée, le système invoquera automatiquement le script de pénalité défini dans la définition de la politique de pénalité sélectionnée dans le formulaire de notification de pénalité.

2. Automatique – La notification de pénalité sera automatiquement invoquée via les modules suivants :
   a. Module de dépôt et paiement des cotisations – Lorsque le processus de paiement des cotisations est lancé, le système vérifie automatiquement le retard dans les paiements et crée la notification de pénalité automatiquement. L’utilisateur sera alerté qu’un paiement est en retard, et une notification de pénalité sera créée et affichée pour que la notification de pénalité soit examinée et confirmée. Une fois que l’utilisateur confirme la notification de pénalité, le système publiera la notification de pénalité pour examen et approbation.
   b. Module de conformité – À la suite d’un processus de conformité, tel qu’un audit de conformité, une action d’audit de conformité peut être choisie ou recommandée pour appliquer une pénalité. Ou le choix de la pénalité peut être sélectionné comme action légale, auquel cas le système affichera les politiques de pénalité, et l’utilisateur sélectionnera la politique de pénalité souhaitée. Après approbation de l’audit de conformité, le système créera automatiquement la notification de pénalité. L’utilisateur sera alerté qu’une notification de pénalité est créée, et une notification de pénalité sera créée et affichera la notification de pénalité pour examen et confirmation. Une fois que l’utilisateur confirme la notification de pénalité, le système publiera la notification de pénalité pour examen et approbation.
   c. Module de créances en souffrance –Si l’action de demande de créances en souffrance est choisie comme « Pénalité » en sélectionnant la « Politique de pénalité » dans le formulaire de demande de créances en souffrance, le système créera automatiquement la notification de pénalité. L’utilisateur sera alerté qu’une notification de pénalité est créée, et une notification de pénalité sera créée et affichera la notification de pénalité pour examen et confirmation. Une fois que l’utilisateur confirme la notification de pénalité, le système publiera la notification de pénalité pour examen et approbation.

Rejet de la notification de pénalité – Les utilisateurs peuvent rejeter une notification de pénalité lors de l’examen d’un formulaire de notification de pénalité, et ce rejet devra être examiné et approuvé pour être définitif.

Annulation de la notification de pénalité – Les utilisateurs peuvent également choisir d’annuler une notification de pénalité après qu’elle a été initialement approuvée, par exemple si les circonstances affectant la notification de pénalité ont changé.

Examen et approbation de la notification de pénalité – L’examen et l’approbation sont basés sur la configuration générale de la gestion des pénalités et la définition de la politique de pénalité.

En fonction de la configuration, les éléments suivants auront lieu :

Figure 2 : Interfaces de gestion des pénalités

Interface des pénalités – Cette interface est utilisée pour créer des notifications de pénalité en lisant les entrées dans la file d’attente des notifications de pénalité. La file d’attente des notifications de pénalité est remplie par les trois modules, y compris la gestion des paiements de cotisations, la gestion de la conformité et la gestion des créances en souffrance. Une fois qu’une transaction basée sur une pénalité est approuvée dans l’un de ces modules, le module concerné crée une entrée de notification de pénalité dans la file d’attente des notifications de pénalité. Le service de gestion des pénalités, à son tour, lit les entrées dans la file d’attente des notifications de pénalité et crée les notifications de pénalité. Le service de gestion des pénalités est un service en arrière-plan qui fonctionne en continu et, en fonction de sa configuration, il récupère la file d’attente des notifications de pénalité et crée les notifications de pénalité, et marque ces entrées comme traitées.

Interface des créances – Cette interface est utilisée pour créer des factures en lisant les entrées dans la file d’attente des factures. La file d’attente des factures est remplie par le module de gestion des pénalités. Une fois qu’une notification de pénalité est approuvée, le système crée une entrée dans la file d’attente des factures. Le service de gestion des créances, à son tour, lit les entrées dans la file d’attente des factures et crée les factures. Le service de gestion des créances est un service en arrière-plan qui fonctionne en continu et, en fonction de sa configuration, il récupère la file d’attente des factures et crée les factures, et marque ces entrées comme traitées.