Vue d’ensemble du module de gestion des subventions Interact HRMS
Le module Gestion des subventions d’Interact HRMS est spécialement conçu pour les organisations de recherche, organismes à but non lucratif, et autres entités qui gèrent des projets financés par des subventions et doivent suivre avec précision les coûts de main-d’œuvre associés. Ce module permet de définir un nombre illimité de subventions, de donateurs et de conventions de subvention, avec de nombreuses options de configuration des catégories budgétaires et lignes budgétaires directement liées à la paie. En autorisant les employés à attribuer leurs heures de travail à des subventions ou projets spécifiques, le module permet de suivre les dépenses salariales en temps réel, avec ajustement automatique du budget au fil du traitement des paies.
Idéal pour les organisations dépendant de financements externes, ce module favorise la traçabilité, une allocation précise des fonds, et la conformité avec les exigences des donateurs. Des alertes intégrées informent les utilisateurs en cas de dépassement budgétaire, facilitant une gestion proactive des fonds et garantissant le respect des plafonds financiers.
Définition illimitée des subventions et donateurs pour un suivi global
Le module permet de définir un nombre illimité de subventions et de donateurs, offrant une grande flexibilité pour gérer plusieurs sources de financement sur divers projets. Chaque subvention peut être liée à une convention précisant les conditions, budgets et dépenses éligibles.
Par exemple, un institut de recherche recevant plusieurs subventions pour différents projets scientifiques peut gérer chaque financement séparément, assurant une visibilité claire par source de fonds.
Catégorisation budgétaire détaillée et configuration des lignes budgétaires
Le module prend en charge les catégories budgétaires personnalisées (salaires, matériel, équipement, déplacements, etc.) configurables selon les conditions de chaque subvention.
Par exemple, une ONG peut définir des lignes budgétaires pour les salaires du personnel, les fournitures médicales et les activités de sensibilisation, selon les directives du donateur.
Intégration directe avec la paie pour des ajustements budgétaires en temps réel
Les coûts salariaux sont automatiquement déduits du budget de chaque subvention au moment du traitement de la paie. Lorsque les employés allouent du temps à un projet, les coûts associés sont imputés directement.
Par exemple, un employé affecté à un projet environnemental voit ses heures et leur coût automatiquement soustraits du budget correspondant, fournissant une vue à jour des fonds restants.
Attribution du temps des employés à des subventions ou projets spécifiques
Les employés peuvent allouer leurs heures de travail à des subventions ou projets directement dans le module, ce qui est essentiel pour les employés travaillant sur plusieurs financements.
Par exemple, un chercheur travaillant sur deux projets peut répartir ses heures de façon distincte, permettant une répartition précise de son salaire entre les deux subventions.
Alertes budgétaires automatiques pour une gestion proactive
Des alertes automatiques préviennent les utilisateurs lorsqu’un projet approche de son plafond budgétaire. Si un employé essaie d’allouer du temps à un projet sans fonds suffisants, une alerte s’affiche.
Cela permet aux gestionnaires de projet ou aux équipes financières d’agir rapidement en réaffectant les ressources ou en ajustant les prévisions.
Gestion des conventions de subvention pour la conformité et les rapports
Le module permet de gérer les conventions de subvention, avec suivi des conditions comme les limites de dépenses ou les obligations de rapport. Le système contrôle le respect de ces termes tout au long du projet.
Par exemple, si une convention impose une limite pour les déplacements, celle-ci peut être configurée et surveillée pour éviter tout dépassement.
Rapports précis et conformité avec les exigences des donateurs
Le module propose des outils de rapport personnalisable pour suivre les dépenses, fonds restants et coûts salariaux par subvention, selon les formats exigés par les donateurs.
Une association peut ainsi produire un rapport trimestriel montrant les salaires alloués, les montants restants et les dépenses planifiées.
Tableau de bord centralisé pour le suivi des subventions et budgets
Un tableau de bord centralisé permet de visualiser toutes les subventions actives, leurs budgets, les dépenses engagées et les soldes disponibles.
Un gestionnaire de projet peut ainsi rapidement identifier les projets conformes à leur budget et ceux nécessitant des ajustements.
Fonctionnalités générales du module de gestion des subventions
• Définition illimitée des subventions et donateurs : Chaque subvention peut avoir ses propres conditions.
• Catégorisation budgétaire détaillée : Attribution précise des dépenses selon des lignes budgétaires personnalisées.
• Intégration avec la paie : Déduction automatique des coûts salariaux au fil du traitement de la paie.
• Allocation du temps par les employés : Suivi précis des heures par subvention.
• Alertes budgétaires automatiques : Notification en cas de dépassement ou de fonds insuffisants.
• Suivi des conventions de subvention : Conformité avec les termes imposés par les donateurs.
• Rapports personnalisables : Rapports détaillés pour les obligations de reddition de comptes.
• Tableau de bord centralisé : Vue d’ensemble sur toutes les subventions et leur état budgétaire.
Résumé : Module de gestion des subventions Interact HRMS
Le module de gestion des subventions d’Interact HRMS est une solution complète pour les organisations financées par des subventions qui souhaitent gérer leurs budgets de projet et suivre les coûts de main-d’œuvre avec précision.
Principaux avantages :
• Définition flexible des subventions et donateurs
• Catégorisation budgétaire détaillée pour un suivi précis
• Intégration en temps réel avec la paie
• Allocation exacte du temps des employés aux projets
• Alertes proactives pour rester dans les limites budgétaires
• Suivi des conditions des conventions de subvention
• Rapports adaptés aux exigences des bailleurs
• Tableau de bord global pour la gestion stratégique des fonds
Ce module permet aux instituts de recherche, ONG et autres entités subventionnées de gérer efficacement leurs fonds, de respecter les obligations des donateurs et de garantir une utilisation transparente et responsable des ressources. Grâce à l’intégration avec la paie, aux alertes et aux outils de reporting, chaque projet financé peut rester dans ses limites financières, tout en atteignant ses objectifs.